THÈMES:

• Maîtrise d’ouvrage dans les collectivités territoriales décentralisées ;
• Passation des marchés.

Au centre culturel Champagnat de Koumra, s’est tenue du 11 au 12 Mai 2016 une formation organisée par le RAPS-Mandoul et la Mairie de Koumra.

TERMES DE REFERENCES

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

1.1. Pasy bénéficiaire

La République du Tchad

1.2. Pouvoir adjudicateur

L’Ordonnateur National du FED

1.3. Éléments d’information utiles concernant le pays bénéficiaire

Le projet «Contribution communautaire à l’état civil et à la  Gestion communale  dans le Mandoul », est un projet à but non lucratif, se fixant comme but l’accès des populations à l’état civil et leur participation à la gestion communale, conditions minimales à la base de développement économique. Cela se fera par le renforcement durable des capacités des groupes cibles en techniques de mise en place d’un système d’état civique performant dans les trois (3) Départements de la  Région du Mandoul.

Les groupes cibles du projet sont :

• Les élus locaux et le personnel cadre de la commune de Koumra ;
• Les agents d’état civil des Sous/Préfectures et des Mairies de la Région du Mandoul ;
• Les Autorités traditionnelles, Administratives, Judiciaires et religieuses du Mandoul ;
• Les femmes de ménage en âge de procréer ;
• Les formations sanitaires (centres de santé et hôpitaux de district)

Parmi les résultats attendus du projet au terme de son exécution, le résultat 3 (R3) stipule que « Les  capacités des élus locaux et du personnel de la Commune de Koumra sont renforcées en planification et en système de gestion et d’autofinancement « 

La finalité de ces formations est d’inculquer les notions de bases sur les Marchés Publics et son cadre  juridique et aussi la préparation, l’exécution et le suivi des Marchés Publics. A cela, il faut ajouter la préparation des dossiers d’appel d’offres, l’évaluation, l’attribution, la notification ainsi que les garanties exigées et le règlement des conflits et de litiges

1.4. Situation actuelle dans le secteur de la décentralisation.

Les douze (12) modules de formation prévus dans le cadre du présent projet et notamment les deux à organiser présentement, permettront de renforcer durablement les capacités des acteurs locaux impliqués dans les présentes formations.

La formation sera dispensée conformément au tableau ci – après :

 

Date	Localité	Bénéficiaires de la formation
Du 05  au 06 Mai 2016	Koumra	Les élus locaux, le personnel cadre de la Commune et les Services déconcentrés de l’Etat : 30 personnes

 2. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS

2.1. Objectif général

L’objectif général de la mission est de renforcer les capacités des bénéficiaires à la  Gestion communale  dans la commune de Koumra.

2.2. Objectifs particuliers

L’objectif spécifique de cette mission est d’animer la formation à l’attention des  acteurs locaux  à savoir les élus locaux, les Services déconcentrés de l’Etat et le personnel de la Commune sur les modules importants que sont (i) la maîtrise d’ouvrage dans les collectivités territoriales décentralisées et (ii) la passation des marchés.

2.3. Résultats à atteindre par le prestataire

Les résultats et dérivables attendus de la mission sont les suivants

 

Résultats	Dérivables
Les modules de formation sont disponibles.	Modules de formation
Une formation est animée à l’attention des acteurs locaux (élus locaux, Services déconcentrés de l’Etat, personnel de la Commune).	Rapport de formation
Les participants s’approprient la connaissance et leurs capacités sont renforcées et permettent l’appropriation locale pour assurer efficacement la maîtrise d’ouvrage et la passation des marchés dans l’exécution de leurss tâches quotidiennes.	Synthèse des pré et post test et enquête de satisfaction auprès des participants

3. HYPOTHÈSES & RISQUES

3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet

L’hypothèse qui sous-tend le projet Contribution communautaire à l’état civil et à la  Gestion communale  dans le Mandoul, y compris la présente activité, est le maintien de la volonté politique du gouvernement de mettre en œuvre effectivement le Programme d’Appui à la Bonne Gouvernance.

3.2. Risques

Le principal risque pouvant peser sur le projet est la remise en cause de la stabilité politique et institutionnelle du pays.

4. CHAMP D’INTERVENTION

4.1. Généralités

Présentation du projet

En ce qui concerne la session de formation

Cette formation permettra de renforcer les capacités des acteurs locaux  à savoir les élus locaux, les Services déconcentrés de l’Etat, le personnel de la Commune. Le formateur veillera au cours de la formation à réserver  d’espaces de questions-réponses et des travaux pratiques afin de permettre l’assimilation de certaines notions.

Zone géographique à couvrir

La commune de Koumra.

Groupes cibles

L’activité bénéficie aux élus locaux, aux Services déconcentrés de l’Etat et particulièrement  au personnel de la Commune/ Mairie le volet finances.

4.2. Activités spécifiques

Sous la responsabilité et la supervision du chef de projet, le Formateur se chargera de réaliser les prestations suivantes :

 

• La définir des marchés publics et les règles juridiques y afférentes ;
• La préparation, passation des marchés publics et les conditions de leurs ’exécutions ;
• Le processus de passation et d’exécution d’un marché et son mode de passation ;
• La préparation des dossiers d’appel d’offres, la procédure d’évaluation d’attribution d’un marché et sa notification ;
• Les conditions financières d’exécution des marchés, les garanties exigées des candidats et des titulaires, les règles des marchés applicables ainsi que le règlement des différends et litiges.

 5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER

5.1. Lieu de prestation de service : Koumra (Centre culturel Champagnat)

5.2. Date de début et période mise en œuvre

La date prévue pour l’exécution du contrat est fixée du 04 au 07 Mai 2016 (détaillée au chap. 1.4 ci – haut). La durée totale de l’action est de quatre (4) jours (y compris préparation, mission terrain et rédaction rapport).

 

Dates	Activités	Jour/h.
Du 04 au 07 mai 2016	Mission de formation à Koumra	4
TOTAL		4 jrs

6. BESOINS

6.1. Ressources humaines

Le prestataire doit avoir le profil suivant:

• Disposer des compétences requises ;
• Utiliser une méthodologie simple pour une appropriation ;
• Transmettre le message et faire en sorte que les résultats attendus soient atteints.

Indications relatives à la prestation des prestataires

• Jours ouvrés: l’exécution du marché (et par conséquent le paiement) s’exprime uniquement en jours ouvrables. Seuls les jours effectivement travaillés seront payés.
• Le calendrier indiquant le nombre de jours ouvrés estimé dans les TdR sert de base directe au calcul de la valeur maximale du marché. Cette estimation peut être mise à jour par le prestataire lors de l’exécution du contrat. Le gestionnaire du projet peut l’utiliser pour contrôler le nombre de jours effectivement travaillés facturés et vérifier que l’exécution du marché est conforme au budget, ce qui est très utile au niveau de la gestion financière.

6.2. Bureaux

Le projet ne mettra un emplacement à la disposition du Formateur.

6.3. Installations et équipements mis à disposition par le prestataire

Le Formateur se munira du matériel nécessaire à l’exécution de sa mission (ordinateur portable).Les dispositions logistiques pour l’organisation pratique de la formation (salles, information des participants, collations durant les formations) seront prises en charge par le projet.

Le Formateur organisera son déplacement sur les lieux de formation.

6.4. Dépenses accessoires

Il n’y a pas lieu à provision pour dépenses accessoires couvrant des dépenses secondaires et exceptionnelles éligibles encourues dans le cadre du marché.

7. RAPPORT

7.1. Rapport obligatoire

Dans les 3 jours calendaires suivant la fin de la mission, le prestataire devra établir un rapport provisoire sur les activités réalisées au cours de sa mission, ainsi qu’une copie de ses modules de formation sous format électronique et papier. Des clarifications et/ou des renseignements sur l’évolution de la  mission seront susceptibles d’être demandés à tout moment. Le rapport contiendra les aspects suivants :

• Contexte de la mission
• Tâches à exécuter par le prestataire
• Méthodologie (méthodologie proposée, évaluation de la méthodologie)
• Difficultés rencontrées lors du déroulement de la mission et solutions proposées
• Résultats (résultat attendus, résultats atteints, résultats non atteints et motifs)
• Annexes

• Programme indicatif de travail
• Modules de formation
• Résultats des tests+
• Evaluation des participants
• Liste des participants.

En outre, tous les rapports et produits issus de la mission doivent répondre aux exigences du manuel de visibilité de l’UE applicable aux actions extérieures au projet

7.2. Présentation et approbation du rapport

Le rapport final et ses annexes seront transmis en version électronique et papier au Chef de projet qui les transmettra à la Coordination, au maximum 5 jours après réception des modifications/observations apportées au rapport provisoire. Les différents documents seront rédigés en langue française.

8. SUIVI ET EVALUATION

8.1. Définition d’indicateurs

• Nombre des participants résultant des feuilles de présence
• Evaluation de la session (contenu, pertinence, organisation) par un questionnaire rempli par les participants
• Contenu des modules remis au Projet avant le démarrage de la formation afin de permettre la duplication si c’est possible).
• 8.2. Exigences particulières            
  

  – voir le Chef de projet ou l’Assistant Technique