Réunion de partage d’expériences de l’animation

27 mai 2016 RAPS DEVELOPPEMENT

Dans le cadre du suivi des activités du « Projet de contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul », s’est tenue le vendredi 27 Mai 2016 dans la salle de réunion du RAPS-Mandoul, une réunion mensuelle de capitalisation organisée par le Réseau d’Action de Partage et de Solidarité du Mandoul (RAPS-Mandoul) en partenariat avec le Bureau d’Etude de Liaison Caritative et de Développement (BELACD). .L’objectif est de faire le bilan des activités du mois passé et présenter le programme des activités à venir pour la bonne mise en œuvre du projet.

Ont pris part : le Chef de projet, le Consultant auprès de la Commune de Koumra, les Superviseurs et Animateurs des départements de Mandoul oriental, occidental et du Barh Sara.

La réunion a commencé par une prière d’ouverture prononcée par le frère Union DJIMRABAYE, Animateur de Koumra urbain. Le Chef de projet dirigeant la séance a présenté l’ordre du jour qui se présente comme suit :

Présentation du plan d’action Février à Août 2016
La restitution du Comité de Suivi Opérationnel (CSO)
Evaluation des activités du terrain par Superviseur/Animateur
Divers

Présentation du plan d’action Février à Août 2016

Activités	Mars	avr	mai	juin	Juill	aout	Responsable de la mise en œuvre
R1A1 : Organisation de 6 sessions de formation de 2 jours pour 50 agents d’état civil et 33 agents de santé sur la tenue et l’archivage des registres d’état civil							RAPS-Mandoul BELACD
· R1A2 : organiser 6 sessions de formations de 3 jours pour 29 animateurs et Superviseurs du projet							Superviseurs
R1A3 : organiser de 24 sessions pour 1201 acteurs de l’état civil (chefs de villages, secrétaires)dans tous les villages soit 50 acteurs par session de 2 jours							RAPS-Mandoul BELACD
R1A4 : Réaliser le suivi mensuel de la déclaration pour l’enregistrement d’état civil et leur feed back au village							RAPS-Mandoul BELACD
R2A2 : Organisation de 104 séances de sensibilisation à raison d’une séance par an et par village (64 zones RAPS et 40 zones BELACD)							Animateurs
R2A3 : Elaboration d’un plan de communication, signature de contrat avec les radios communautaires et diffusion de 4 émissions							RAPS-Mandoul, BELACD, Radios et monitor
R2A4 : 30 séances de réunions de plaidoyer sur l’état civil avec les autorités traditionnelles, administratives et communales à raison de 2 réunions par an au niveau des sous-préfectures (15) et 3 visites du Président du Tribunal/Procureur pour le suivi des registres d’état civil;							Suivi/évaluation
R2A5 : Réalisation de 33 visites des Sous-Préfet et du juge pour l’établissement de jugement supplétif dans les cantons (33).							RAPS-Mandoul BELACD

La parole est laissée aux participants pour poser des questions d’éclaircissements ou d’apporter des contributions. Au nombre de ces préoccupations nous pouvons citer :

Comment se fait que depuis la signature du contrat, la radio prend en compte une seule émission avec des magazines et scripts rediffusés à plusieurs reprises alors que d’autres thèmes peuvent bien être traités ?
La radio Tob FM ne couvre pas toute la zone du projet alors comment faire pour que l’information puisse atteindre toute la population du Mandoul ?
Vu le cadre logique du projet, les registres des actes de naissance et décès n’existent pas ; pour ce faire, comment faire pour palier à ce problème sur le terrain ?

A ces différentes préoccupations, le Chef de projet et toute l’assistance ont intervenu pour étayer les zones d’ombre. Il ressort de ces interventions deux grandes préoccupations majeures :

Les sorties des juges qui ne sont pas programmées freinent vraiment l’activité des animateurs du projet sur le terrain.
Les ateliers de plaidoyer doivent être organisé le plutôt que possible (Juin) pour ne pas être dérangé par les grosses pluies.

La restitution du Comité de Suivi Opérationnel (CSO)

C’est une présentation des 3 régions pilotes faite à N’Djamena lors de la réunion de CSO. Le tableau se présente comme suit :

	Population totale	Population adulte sensibilisée	Total naissances déclarées à travers Cahiers journaux	Totales déclarations en attente des jugements supplétifs	Nombre d’Acte de Naissance délivrés	Pourcentage (AN/population totale)
Région du Batha (Juin au 31/03/2016)	455 363	309 339	24 500	26 750	15 567	3,41 %
Région du Guerra (Novembre au 31/03/2016)	578 599	113 202	32 615	6 523	29 375	5,07 %
Région du Mandoul (Novemvre 2014 au 31/03/2016)	684 381	181 824	117 502	212 926	21 963	3,20 %

Pour en conclure, nous sommes en retard par rapport à la sensibilisation et l’atteinte des indicateurs. Si les indicateurs sont atteints à plus de 80%, les bailleurs vont projeter encore la période du contrat. Toutes les données doivent être restructurées pour que nous atteignions les résultats escomptés.

Volet décentralisation (Par le Consultant de RAPS-Mandoul auprès de la Commune de Koumra)

La décentralisation est un système mis en place pour faire participer les plus bas niveaux à une organisation et prise de décision de la gestion de ce qui concerne leur territoire. Le Tchad a pris le train de la décentralisation depuis 2012 avec l’élection des Maires des Communes (42).

Donnée sur la décentralisation

	Commune de Bitkine	Commune de Koumra	Commune d’Oum Hadjer
Population totale	42 147	75 000	56 387
Population adulte sensibilisée à la décentralisation	5 424	60 000	11 479
Nombre de formation assurée aux Conseillers communaux	12 modules	10 modules	7 modules
Existence d’un cadre de concertation multi-acteurs	Oui	Oui	Non Mi-juin
Existence d’un organigramme	Oui	Oui	Oui
Existence d’un Règlement Intérieur	Oui	Non Mission d’explication DGD PM Juillet	Oui
Nombre de session du conseil communal (Mars 2015 à Mai 2016)	8 (3 ord et 5 extra)	11 (3 ord et 8 extra)	6 (3ordet 3 extra)
Existence d’un Plan de Développement Communal (PDC)	Non Fin Juin	Non Avant la prochaine réunion en Août	Non Avant la prochaine réunion en Août
Budget communal élaboré dans les délais (Mars2015 – Mai 2016)	Oui 20 janvier 2016	Non (20 Avril 2016)	Oui 02 Février 2016
Compte administratif approuvé par le Conseil et transmis à l’autorité de tutelle (2015)	Oui	Oui	Oui

Ces 12 formations ont été prévues pour les conseillers communaux et les services déconcentrés de l’Etat dont 10 ont été réalisées ; les 2 modules restants seront organisés d’ici mois de Juin.

Le règlement intérieur est un document qui permet à une institution de s’organiser et se gérer. Les conseillers communaux jugent que le projet de Règlement Intérieur soumis à leur étude n’est passez important pour eux. Une mission diligentée par le PAG sera organisée en Juillet pour sensibiliser les conseillers communaux pour l’adoption de ce projet.

La Commune a confié dernièrement l’élaboration du PDC de la commune à l’ONG SWISSAID alors que le projet a inscrit dans son programme la révision du PDC de la commune et des démarches ont été déjà menées dans le sens. Quelques questions de compréhension ont été posées par des participants. Elles sont entre autre :

Est-ce que des suivis sont menés pour connaitre le niveau d’atteinte des activités liées à la décentralisation ?
Pourquoi le RAPS est le premier partenaire à vouloir réviser le PDC et la Mairie s’en ai passé pour la SWISSAID ?

Evaluation des activités du terrain par Superviseur/Animateur

L’honneur est accordé aux animateurs de présenter la situation de leurs zones avant que les superviseurs ne puissent faire leur résumés. Vu le temps imparti et le nombre important des animateurs, ces derniers ont présenté les difficultés récurrentes auxquelles ils font face dans l’exécution de leur tâche. Ce chapelet de difficulté se présente :

Les secrétaires des cantons et sous-préfectures refusent de transcrire les jugements supplétifs sur les registres des Actes de naissance ;
Le Sous-préfet de Moïssala demande un 100F au projet par Acte de naissance signé.
Lenteur dans la transcription des jugements supplétifs sur les registres des Actes de Naissance ;
Dans les sous-préfectures de Beboro, Matekaga, Dembo et le canton Dobo, aucun Acte de Naissance n’a été délivré pour le compte du projet. Le Sous-préfet de Beboro réclame une indemnité avant de signer.
Les Actes de Naissance sans jugement supplétifs se délivrent normalement dans la plus part des sous-préfectures et communes.
Les animateurs n’ont pas les matériels et fournitures de travail.
Les secrétaires d’état civil demandent une motivation de la part du projet.
La quantité du carburant est insuffisante pour permettre aux animateurs de couvrir leurs zones d’intervention.
Le processus de traitement de salaire du personnel de Barh Sara n’avantage pas les agents sur le terrain.
L’insécurité bat son plein dans la zone de Gon, Dembo et Koldaga donc difficile d’atteindre la zone frontalière pour les suivis et sensibilisation.
Le village Sateinyan et le Canton Doubadéné⁵ refusent de collaborer.
Certains secrétaires d’état civil continuent par prendre l’argent avec les usagers à l’exemple de Ngangara et Goundi (Acte de Naissance gratuit et copie obligatoire à 300F).
Dans le canton Dembo et Bounan certains villages refusent de cotiser les 100F pour la photocopie des Jugements Supplétifs.
Certains Sous-préfets continuent par vouloir signer les Jugements Supplétifs à la place des juges et réclament une motivation de la part du projet ?

Il n’a pas été perdu de vue par l’assistance de faire quelques propositions allant dans le sens de favoriser le travail :

Déposer un échantillon de 100 Jugement Supplétifs par village pour soumettre à la signature du juge pour permettre à tous les villages de bénéficier des Actes de Naissance.
Déposer les rapports au plus tard le 25 du mois pour permettre à l’équipe de traitement des données de compiler aux fins de déposer pour la validation à la coordination.
Faire le virement de salaire du personnel de Barh Sara dans la CEC de Moïssala via PARCEC après validation des rapports.

Conclusion

En somme, la réunion mensuelle de capitalisation a été pour toute l’assistance une satisfaction car elle a permis de passer en revue les activités menées, les difficultés rencontrées et le plan d’action des activités à venir.

Commencée à 10H22mn, la réunion a pris fin à 14h45mn.

Annexe :