Formation des agents et auxiliaires de l’état civil

Dans le but de renforcer la capacité des agents et auxiliaires de l’état civil à maîtriser les textes régissant l’état civil au Tchad et la gestion de l’état civil dans une collectivité locale le projet « Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » sur financement de l’Union Européenne via le Programme d’appui à la Bonne Gouvernance (PAG), a sollicité une formation pour les trois départements de la région du Mandoul.

La formation consiste à outiller – durant six (6) jours – les quatre vingt et trois (83) participants dont les agents d’état civil des Communes et Sous-préfectures, les Secrétaires cantonaux et les agents de la santé.

Le présent rapport rend compte du déroulement des activités, des méthodes utilisées, des résultats atteints, de la conclusion et des recommandations des participants.

DEROULEMENT DE LA PRESTATION

La formation s’est déroulée dans trois centres : Koumra (28 participants) du 20 au 21 juin 2016, Bédjondo (25 participants) du 22 au 23 juin 2016 et Moïssala (30 participants) du 24 au 25 juin 2016. Quatre vingt participants étaient prévus mais au total quatre vingt et trois (83) participants ont effectivement pris part en dehors des superviseurs et quelques animateurs du projet qui étaient présents.

ATELIER DE KOUMRA DU 20 AU 21 JUIN 2016

L’atelier a été ouvert le 20 juin 2016 au centre culturel catholique le Champagnat de Koumra par les mots du Chef de projet suivi des présentations  des participants et du programme à 9h15 ensuite le test d’entrée qui vise à vérifier le pré requis en matière d’état civil des participants a été fait. Après cette phase, le recueil de textes sur l’état civil et le guide à l’usage des officiers et agents d’état civil imprimés par le Programme d’Appui à la bonne Gouvernance (PAG) au profit du Ministère de l’Administration du Territoire ont été distribués. La désignation de deux rapporteurs de la journée et un chef du village (classe) est intervenue après la distribution des supports pédagogiques. Au moment où la formation devrait commencer effectivement, un participant a tenu à connaitre le montant du perdiem qu’ils recevront à la fin de la formation. Ces discussions ont pris plus d’une heure de temps et deux participants ayant su ce qu’ils recevront comme frais de transport et du séjour ont quitté la salle. La formation a pratiquement commencé à 10h37 avec le premier module : guide à l’usage des officiers et agents d’état civil. Ce thème s’est étalé jusqu’à 13h30 où la pause interviendra.

Le guide à l’usage des Officiers et agents d’état civil met l’accent sur les points suivants :

• Qu’est ce que l’état civil ?
• Pourquoi l’état civil ?
• Comment est organisé le service d’état civil ?
• Quels sont les principaux animateurs des centres d’état civil ?
• Quels sont les principaux actes d’état civil ?
• Comment sont établis les différents actes d’état civil : actes de naissance, acte de mariage et acte de décès ?
• Où sont consignés les actes d’état civil ?
• Quel est le coût d’établissement des actes d’état civil ?
• Qui assure le contrôle et la surveillance de l’état civil ?
• Quelques conseils pratiques.

Après la pause, c’est la présentation de la loi N° 008/PR/2013 du 10 mai 2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad. La première journée s’est terminée à 16h30 par la présentation de la loi. La recommandation de  lire le décret d’application de la Loi 008/PR/2013 à la maison a été faite aux participants à la fin de l’heure.

Le 21 juin 2016, la formation a commencé à 8h30 par présentation du rapport de la journée du 20 juin 2016 par les rapporteurs du jour. Ensuite le thème sur la gestion de l’état civil dans une collectivité locale a été présenté. Cette présentation a pris toute la matinée du 21 juin.

La gestion de l’état civil dans une collectivité locale est axée autour de quatre points principaux :

• Historique de l’état civil ;
• Gestion de registre et des actes de l’état civil ;
• Les mentions marginales où les mentions d’office ;
• Table alphabétique et bulletin analytique et statistique ;
• Archivage des documents d’état civil ;
• Autres documents relatifs à l’état civil.

A la reprise des activités après la pause déjeuner la parole était donnée aux participants pour les questions  et observations sur le décret d’application de la Loi 008. Ensuite le test de sortie, l’évaluation de la formation et les recommandations ont marqué la fin de l’atelier à 15h25 pour permettre aux participants venus d’ailleurs de rentrer.

L’ATELIER DE BEDJONDO DU 22 AU 23 JUIN 2016

L’atelier de formation de Bédjondo a commencé le 22 juin 2016 au centre culturel catholique de Bédjondo à 08h45 par le mot du représentant du Chef de projet empêché. Le mot du  représentant du chef fut  suivi de la présentation des participants et le test d’entrée.

La formation proprement dite a commencé à 9h25 avec la présentation du guide suivi de la Loi 008 /PR/2013 et son décret d’application. La deuxième journée était consacrée à la présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale.

Les participants étaient très assidus et cela a permis de développer amplement tous les thèmes inscrits au programme. À Bédjondo  les participants  n’ont pas posé la question de perdiem. L’atelier s’est terminé par le test de sortie, l’évaluation de la formation et les mots de remerciements des participants et le formateur à 15h47.

L’ATELIER DE MOISSALA DU 24 AU 25 JUIN 2016

 La formation de Moïssala s’est déroulée du 24 au 25 juin 2016 également au centre catholique de Moïssala. Comme dans les deux autres centres, elle a commencé également par le mot de bienvenue du représentant du chef de projet suivi de la présentation des participants, le test d’entrée, la distribution des supports de formation et le lancement de la formation proprement dite. Les activités de cette session de formation ont commencé à 9h42.

Le programme de présentation des modules était le même pour tous les  trois centres. A Moïssala également, les participants étaient très assidus et très intéressés par cette formation qui a pris fin le 25 juin 2016 à 15h38.

METHODOLOGIE UTILISEE

Etant entendu que la formation est faite au profit des adultes en fonction dans les services de l’état civil, des secrétaires cantonaux et des agents de la santé, notre approche méthodologique a été :

• la formation sous la forme de présentation power point suivie de communications à participation active ;

• les présentations essentielles ont été appuyées par des supports pédagogiques imprimés ;

• l’animation de l’atelier de formation s’est faite en suscitant beaucoup plus la discussion sur des expériences vécues dans l’exercice des fonctions des participants. Nous avions en outre apporté aux discussions des explications fondées sur les lois nationales et sur les autres expériences des autres pays francophones en matière de l’état civil ;

• les participants ont pu bénéficier de deux (2) pauses par jour de travail qui leur ont permis de se relaxer et d’éviter toute fatigue. Il s’agissait de ménager les aptitudes d’écoute et d’assimilation des éléments de la formation.

• RESULTATS ATTEINTS

Pendant deux jours (2) de travail pour chaque centre de formation, l’atelier a démarré par un test qui a permis au formateur d’avoir une idée du niveau d’entrée en état civil des participants afin d’orienter les échanges et mettre l’accent sur les manquements constatés.

Cette prise en compte des besoins nous a permis d’orienter le contenu des communications dans le sens de la compensation des manquements des participants et de satisfaction de leurs attentes. C’est ainsi que l’évaluation qui en est faite à la fin de la formation nous a rassuré que ces besoins sont bien comblés. Il en résulte que la quasi-totalité des participants a exprimé sa satisfaction quant aux enseignements reçus. L’évaluation a, certes, révélé quelques insuffisances de certains participants mais dans la plus part des cas, les réponses ont laissé présager leur appréhension des questionnaires.

Somme toute, les participants ont déclaré qu’ils n’ont jamais suivi une telle formation et beaucoup d’erreurs qu’ils commettent sur le terrain c’est par le manque d’une telle formation. Ils ont souhaité que cette session de formation se tienne même trimestriellement.

Voici les résultats des tests par centre :

Koumra

Résultats des tests
Total	Test d’entrée	Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
30			27
Les moyennes	28/30	93,33%	24/27	88,88%
Les sous moyennes	02/30	06,66%	03/27	11,11%
Note la plus forte	16/20		18/20
Note la plus faible	06/20		08/20

En termes de notes il y a une nette amélioration mais en terme de pourcentage de ceux qui ont raté la moyenne il y a une régression.

Bedjondo

Résultats des tests
Total	Test d’entrée	Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
25			25
Les moyennes	22/25	88%	25/25	100%
Les sous moyennes	03/25	12%	00/25	00%
Note la plus forte	16/20		20/20
Note la plus faible	08/20		10/20

Cent pour cent des participants ont eu la moyenne à la sortie et les notes varient de 10 à 20.

Moïssala

		Résultats des tests
Total	Test d’entrée		Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
30				31
Les moyennes	16/30		53,33%	29/31	93,54%
Les sous moyennes	14/30		46,66%	02/31	06,45%
Note la plus forte	18/20			20/20
Note la plus faible	04/20			06/20

A Moïssala au test d’entrée le pourcentage de ceux qui ont la moyenne est de 53,33% et la sortie ce taux est de 93,54% ce qui donne un taux de croissance de 40%. En termes de notes il y a également croissance.

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS

En définitive, les enseignements ont été compris et les participants en étaient réjouis (formation satisfaisante, méthodes de travail acquise, cadre intéressant, adéquation de besoins en rapport avec leurs activités, bonne pédagogie par rapport aux enseignements, support intéressant, bonne compréhension de leurs tâches…). Mais ils ont déploré quelques manquements (durée de la formation insuffisante, le montant du perdiem trop bas ; le manque d’une eau embouteillée pour les participants…) qui nécessitent d’être corrigés dans l’avenir. Nous recommandons donc ce qui suit :

• Elargir la formation aux officiers d’état civil qui ne connaissent rien de l’état civil à leur nomination ;
• Augmenter la durée de la formation afin de permettre la tenue des travaux en atelier.

Les participants ont recommandé ce qui suit :

• Au Gouvernement de :
• Faire respecter le principe de la gratuité dans la délivrance des originaux d’actes d’état civil ainsi que les actes subséquents en particulier les jugements supplétifs ;
• Prendre en charge intégralement les agents bénévoles des différents services de l’état civil ;
• Assurer la formation continue des agents de l’état civil ;
• Doter les centres d’état civil en quantité suffisante des registres ;
• Equiper les centres d’état civil en mobiliers de bureau et documentation nécessaire.
• Au Projet RAPS-Mandoul et BELACD de :
• Mettre des matériels didactiques à la disposition de chaque participant à la formation ;
• Produire les supports de chaque formation ;
• Revoir la prise en charge des participants aux différentes journées de formation d’une part et d’autre part le transport ;
• Prévoir l’eau de source tangui pour les participants ;
• Augmenter la durée de la formation ;
• Fournir les attestations de formation aux participants.

En annexe le programme de la formation, les photos des participants aux différents ateliers et les supports de la formation.

Annexes

 PROGRAMME DE FORMATION

Date	Heure	Activité
20/06/2016	7h30-8h00	Accueil et installation des participants
	8h00-10h30	Début de la formation : –          Test d’entrée –          Présentation du Guide à l’usage des officiers et agents d’état civil
	10h30-10h45	Pause
	10h45-11h15	Guide suite et fin
	11h15-13h00	Présentation de la loi N° 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil au Tchad
	13h00-14h00	Pause  déjeuner
	14h00-15h45	Présentation de la loi N°008/PR/2013 suite et fin
	15h45-16h00	Pause café
	16h-16h30	Présentation du décret d’application de la loi N°008/PR/2013
	16h30	Fin de la journée
21/06/2016	8h00-10h00	Présentation du décret d’application suite et fin
	10h00-10h30	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale
	10h30-10h45	Pause café
	10h45-13h00	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale (suite)
	13h00-14h	Pause déjeuner
	14h00-16h00	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale suite et fin
	16h00-16h30	–          Test de sortie ; –          Recommandations/orientations et fin de la forma

TEST D’EVALUATION

Cocher la bonne réponse

1. Qu’est-ce que l’état civil ?
2. C’est le mode d’enregistrement des naissances, mariages et décès
3. C’est le mode de constatation, par la tenue des registres, des principaux faits ou actes juridiques intéressant l’état des personnes
4. C’est le mode de constatation des principaux faits ou actes juridiques intéressant l’état des personnes

2. Quel est le taux d’enregistrement national au Tchad ?
3. Environ 50%
4. Environ 30%
5. Environ 15%

3. Quelle est la fonction de l’agent d’état civil ?
4. accueil des déclarants et enregistrement des déclarations ;
5. accueil des déclarants et enregistrement des déclarations, tenue des registres des différents actes de l’Etat Civil, tel que prévu par les textes en vigueur, conservation des registres ;
6. conservation des registres.

4. Quelle est la fonction de l’Officier d’Etat Civil ?
5. confère leur authenticité aux actes de l’Etat Civil, veille à la bonne tenue et à la conservation des registres ;
6. veille à la bonne tenue et la conservation des registres
7. signe les actes d’état civil

5. Quel rôle le juge joue dans l’état civil ?
6. il est seul compétent pour établir des jugements supplétifs d’actes de l’Etat Civil et ordonner la rectification des actes de l’Etat Civil
7. il signe les actes d’état civil
8. il constate les manquements, les infractions et en poursuit les auteurs.

6. Comment est organisé le système d’état civil au Tchad ?
7. le système d’état civil est organisé en communes, sous-préfectures et communautés rurales
8. le système d’état civil est organisé en centres d’état civil principaux et en centres d’état civil secondaires
9. le système d’état civil est organisé en centres d’état civil principaux et en centres d’état civil secondaires et ruraux

7. Comment reconnaitre qu’un acte d’état civil est faux ?
8. La date d’enregistrement est hors délai sans jugement supplétif
9. L’officier qui a signé l’acte de naissance n’est plus en fonction à la date de signature
10. Le lieu de naissance est couvert par le centre d’état civil qui a délivré l’acte
11. Quels sont les textes législatifs et réglementaires qui organisent l’état civil au Tchad ?
12. La constitution de la République du Tchad
13. La Loi 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad
14. L’ordonnance N°03/INT/1961 portant organisation de l’état civil au Tchad
15. La Loi 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad et le décret d’application N°660/PR/2015 du 06 mars 2015.

9. Quel est le délai de déclaration des naissances et décès ?
10. 2 mois
11. 3 mois
12. 1 mois

10. Quelles sont les sanctions qu’un Officier d’état civil peut encourir ?
11. pénales
12. disciplinaires
13. disciplinaires et civiles
14. pénales, disciplinaires et civiles