La cérémonie qui a regroupé les partenaires de mise en œuvre, les juges, les préfets, les sous-préfets et les agents de sécurité (au total 53 personnes) a débuté à 10h24 après l’arrivée de son excellence Monsieur le Gouverneur de la région du Mandoul. Le programme fut aussitôt présenté par le chef de projet.

Aucun amendement n’étant fait, l’exécution du programme a démarré par le mot du président du conseil d’administration du RAPS Mandoul.  Ce mot pour remercier les participants pour avoir accepté d’honorer de leur présence à ce séminaire. Un remerciement particulier a été adressé à son Excellence Monsieur le Gouverneur pour avoir accepté présider pour la troisième fois ce séminaire de capitalisation. C’était l’occasion aussi pour le Président de conclure que la gratuité de l’acte de naissance n’est pas bien perçue par tous les acteurs jusqu’à présent.

Le discours d’ouverture a été prononcé par le Gouverneur à 10h33. L’excellence a rappelé que l’objectif du gouvernement est de faciliter l’accès aux actes d’état civil de qualité. Il a ensuite remercié les juges de paix et les officiers d’état civil chacun pour son engagement. Il a enfin rappelé à l’ordre les officiers d’état civil qui doivent éviter les comportements qui découragent la population.

Le présidium est mis en place à 10h41 et l’atelier proprement dit a commencé par la présentation des bonnes pratiques par le chef de projet qui a souligné particulièrement le manque de bâtiment et agents d’état civil appropriés  et la  culture du milieu qui consiste à demander les actes de naissance seulement pour les événements. Il n’a pas oublié de rappeler que le principe clé de la gouvernance est la participation.

Les partages et les observations liés à la présentation de la fiche d’expérience et de bonnes pratiques ont commencé par la question du gouverneur qui voulait savoir le taux de la population ayant accès aux actes d’état civil au début du projet et le taux actuel pour voir l’évolution, le résultat du projet.

Il lui revient d’ajouter que le programme a vu le jour parce que le Tchad est parmi les derniers pays de la sous-région qui ont un taux d’accès aux états civils très bas. Et la chance est que le Mandoul est l’une des régions pilotes.

Son encouragement envers les officiers d’état civil l’a amené à leur dire que le travail est contraignant mais qu’il n y a rien de plus gaie de voir après 30 ans sa signature sur un acte d’état d’état civil quelconque. C’est une grande histoire pour chacun d’eux.

Le but du projet est de relever le taux d’enregistrement pour les actes d’état civil et de donner des documents viables alors non falsifiables aux populations.

Le projet parle de la population du Mandoul qui est de 628 065 habitants mais en tenant compte de la projection avec le taux d’accroissement annuel de 3,6%, le chiffre doit avoisiner 805 000 habitants.

Et aussi le Gouverneur voudrait savoir si le nombre de village qui se chiffre à 1201 est-il correct ? Certains villages et ferricks ne sont-ils pas laissés en marge ? Selon lui, le Mandoul compte 1172 villages et 154 ferricks.1201 villages est le chiffre qui est mis dans le document du projet mais l’enquête ménage de 2014 a donné le chiffre de 1497 villages et 55 ferricks. Il reste alors à vérifier ces chiffres pour avoir un compromis.

Notre intérêt est de voir le changement de comportement de la population vis-à-vis des actes d’état civil. Alors quelle est la réaction actuelle des parents quand on leur parle de l’acte de naissance ?

 

Le chef de projet a pris la parole pour dire qu’il y a effectivement un changement. Et ce changement est arrivé suite à 4703 sensibilisations qui sont réalisées contre 3603 prévues.Les sous-préfets et les chefs de canton ont confirmé les propos du chef de projet.

Le premier maire adjoint de Koumra a aussi pris la parole pour confirmer l’engouement de la population ce dernier temps pour l’accès aux actes d’état civil. Ce résultat est la conséquence du communiqué diffusé par la mairie au niveau des Eglises et des mosquées.

Néanmoins, le sous-préfet de Ngangara a déclaré que la sensibilisation n’a pas bien passé au niveau de certains villages où les titulaires des actes de naissance ne se déplacent pas pour les chercher. Et aussi les actes de décès et mariage ne sont pas bien compris.

Quant au sous-préfet de Goundi, il s’interroge par rapport à l’après projet.  C’est maintenant que la population se mobilise et le projet est arrivé à échéance. Les juges continueront à nous aider en signant les jugements supplétifs et les registres d’acte de naissance seront-ils disponibles ?

Il a aussi ajouté que c’est maintenant qu’un engouement est observé du côté de la population qui commence par avoir peur. Elle se dit que le projet est en train de finir et qu’elle risquerait de revenir à la case de départ en payant 2000 FCFA pour avoir un acte de naissance.

En réponse, la gratuité est prévue par la loi N°008/PR/2013. Ce n’est pas le projet qui décide de la gratuité alors elle est toujours de rigueur tant que la loi demeure.

Certains officiers de l’état civil ont imposé des copies au moment de l’établissement des actes de naissances pour gagner au moins un peu d’argent. Mais c’est faux ; on demande une copie que quand le besoin se présente.

Le maire de Bébopen a rappelé que la loi N°008/PR/2013 prévoit la gratuité alors même si le projet prend fin, la gratuité doit continuer. La gratuité est pérenne et ce sont les textes qui l’on prévue.  Le préfet du Barh Sara a ajouté en martelant que les textes sont là et que ce n’est pas séance tenante que nous pouvions les changer. La gratuité est là et il faut l’appliquer.

Le sous-préfet de Bouna est plus préoccupé par la situation des secrétaires d’état civil qui ne sont ni pris en compte par le trésor public ni par le projet. Alors à ce sujet, il se demande si le projet ne peut pas les prendre en charge ? Ne serait-ce que leur accorder une indemnité.

Le premier maire adjoint de Koumra d’ajouter que le décret d’application N° 660 prévoit quand même des primes mais que malheureusement le projet n’a rien prévu.

Son excellence, le Gouverneur a trouvé que le point doit faire partie des recommandations qui seront élaboré à la fin du séminaire. Demander au gouvernement de doter chaque sous-préfecture d’au moins un agent d’état civil.

Le sous-préfet de Dembo fait comprendre qu’en matière d’état civil, le projet est réalisé comme il se le doit. Qu’ils sont formés pour cela. Néanmoins, il se demande si les secrétaires cantonaux ne peuvent-ils pas prêter mains forte pour le remplissage des registres d’acte de naissance car ils émargent au niveau du trésor public.

Les secrétaires cantonaux qui sont formés dans le domaine peuvent remplir les registres d’acte de naissance avant de les faire signer par les sous-préfets.

Les différentes revendications ont amené le sous-préfet de Péni à dire que nous ne sommes plus à la phase de démarrage. Que les questions doivent plutôt s’orienter vers la pérennisation du projet ou encore vers la possibilité de demander une prolongation.

En conclusion, il recommande à ce que le ministère mette à leur disposition permanemment des registres pour garantir la pérennité du projet.

Le président du tribunal intervient pour faire comprendre que le jugement supplétif est un processus et non pas un simple imprimé à remplir. Le projet est à sa fin mais allons-nous continuer avec les imprimés ou engager la procédure normal pour avoir un jugement supplétif ?  Le jugement supplétif a un coût qui revient au trésor public.

Nous  voudrions avoir de bonnes statistiques pour faire savoir à l’opinion internationale que nous ne sommes pas dernier mais il serait mieux de faire les chose selon les normes sans trop mettre la politique au devant.

Son excellence, le gouverneur a fini par dire qu’au vu du taux d’accès aux états civils qui reste encore très bas, les juges doivent continuer à signer les jugements supplétifs. Qu’ils doivent penser à nos concitoyens qui n’ont pas leur acte de naissance.

Le commissaire de la police est intervenu après le président du tribunal pour exprimer deux inquiétudes légales. Premièrement il donne raison au PT car les imprimés dont la procédure n’est pas respectée ne sont pas des documents légaux. La police ne peut pas autoriser les imprimés. Deuxièmement, le premier maire adjoint de Koumra a aussi raison de parler des ratures qu’un document officiel ne peut comporter.

La dernière question est celle du directeur de cabinet du gouverneur concerne l’impact de la gouvernance prévue dans ce projet :

La décentralisation est-elle bien perçue ? La population de Koumra se sent –elle concernée par la gestion de la mairie ?

83 séances de sensibilisation ont été réalisées dans les 18 quartiers de la ville de Koumra pour aider la population à connaître son rôle et celui de la commune.

Le Maire a confirmé que l’animateur a fait son travail sauf que le degré d’appropriation du concept de la décentralisation par la population reste à mesurer.

 

En transversal, certains participants ont plaidé le sort des éleveurs qui vivent dans les ferricks car ils ne sont pas représentés. Les autorités traditionnelles en salle sont-elles chargées de les sensibiliser à leur tour ?

En réponse, le séminaire ne concerne que les officiers d’état civil mais c’est juste une grâce qui est accordée aux autorités traditionnelles et administratives. Il s’agit ici d’un atelier de capitalisation.

Pour répliquer, il est dit que les éleveurs sont très loin des chefs de canton. Ils sont trop chargés et n’ont pas le temps de venir voir un sous-préfet pour lui demander un acte de naissance. Alors il faudrait identifier leurs représentants pour les sensibiliser et leur établir des actes de naissance.

Il faut aussi faire attention parce que les éleveurs venus de la RCA peuvent demander des actes de naissance du Tchad. Rien ne garantit la nationalité des retournés pour avoir accès à un acte de naissance Tchadien. Néanmoins leurs enfants et ceux des refugiés qui sont nés au Tchad doivent en en avoir.

Deux groupes ont été composés pour la rédaction des recommandations et des remerciements.

 

RECOMMANDATIONS

Nous, participants à l’atelier de capitalisation des activités réalisées par le projet « Contribution communautaire à l’Etat civil et à la Gestion communale dans le Mandoul » organisé par les ONG RAPS-Mandoul et le BELACD-SARH,

 

• Considérant la volonté du Gouvernement de moderniser le système de l’état civil au Tchad 
• Considérant l’importance que revêt un système d’état civil fiable et sécurisé ;
• Considérant le dysfonctionnement dans la gestion de l’état civil au Tchad ;
• Considérant la criminalité transfrontalière, le flux migratoire et le terrorisme qui affectent le développement sociopolitique et économique de certains pays et particulièrement le Tchad.
• Considérant l’engouement de la population à la veille de la fin du projet
• Considérant le faible taux de perception du concept décentralisation ;

Nous participants au dernier atelier de capitalisation du Projet « Contribution Communautaire A L’état Civil Et A La Gestion Communale Dans Le Mandoul » Recommandons au terme du présent séminaire ce qui suit :

AU GOUVERNEMENT ET SES PARTENAIRES

 

• Faire appliquer la gratuité des actes d’état civil ainsi que les actes subséquents en particulier les jugements supplétifs ;
• Intégrer l’état civil dans les programmes scolaires ;
• Renforcer les capacités des officiers et agents de l’état civil ;
• Intégrer et affecter les juges de paix dans les sous-préfectures de la région du Mandoul ;
• Doter en quantité des registres d’état civil pour la région ;
• Faire un plaidoyer auprès du Ministère de la fonction publique et du dialogue sociale pour l’intégration des personnels d’appui au service d’état civil ;
• Equiper les centres d’état civil construits dans la région ;
• Construire les centres d’état civil dans les sous-préfectures n’ayant pas bénéficié de la construction des bureaux d’état civil ;
• Sécuriser le système d’état civil Tchadien ;
• Renforcer les capacités des communes en matière de décentralisation ;
• Renouveler le contrat du projet « Contribution Communautaire A L’état Civil Et A La Gestion Communale Dans Le Mandoul ».

Fait à Koumra, le 18 Avril 2017

 

Les Participants

 

REMERCIEMENTS

Nous, participants à l’atelier de capitalisation des activités réalisées par le projet « Contribution communautaire à l’Etat civil et à la Gestion communale dans le Mandoul » organisé par les ONG RAPS-Mandoul et le BELACD-SARH,

 

Remercions :

• Son Excellence Monsieur le Président de la république chef de l’état et le gouvernement pour la mise en place de ce projet et pour avoir choisi le Mandoul comme l’une des trois régions pilotes ;
• le Ministère de l’Administration du Territoire et de la Gouvernance Locale pour la mise à la disposition des registres d’actes d’état civil.
• Les services de l’ordonnateur National du FED et de la Délégation de l’union Européenne pour leur appui multiforme au projet ;
• Le Programme d’Appui à la Bonne Gouvernance (PAG) pour le financement du projet ;
• Son Excellence Monsieur le Gouverneur de la Région de Mandoul pour avoir honoré et présidé personnellement les travaux du Présent Atelier ;
• Enfin le centre culturel Champagnat pour la mise à la disposition de la salle pour la tenue dudit atelier.

 

Fait à Koumra, le 18 Avril 2017

 

 

Les Participants.

 

L’an deux mille dix-sept et le quatre Janvier, s’est tenue dans les locaux de Raps-Mandoul sise au Quartier Ngomanan à Koumra une Assemblée Générale (AG) ordinaire. Cette Assemblée a réunie tous les responsables (à savoir deux personnes par organisation) venus des trois Département de la Région du Mandoul.

L’AG compte au total 213 participants dont 117 hommes et 96 Femmes pour un effectif de 122 organisations paysannes.

Etaient à l’ordre :

• Le rapport narratif,
• Le rapport financier,
• Le programmes des activités et,
• Les divers.

Le président du Conseil d’Administration (CA) avant d’ouvrir la séance, a tout d’abord prononcé une prière de bénédiction à tous et a souhaité la bienvenue à l’Assemblée.

Pour le Secrétaire Général du CA, faisant référence à un verset Bible dans le Livre de Genèse chapitre 1 : 1 et je cite « l’homme doit apporter sa contribution pour améliorer le monde créer par Dieu » fin de citation.

Entrant dans le vif du sujet, le président du conseil d’Administration a présenté le bilan narratif de Raps-Mandoul qui est positif vu la bonne exécution des projets jusqu’à présent y compris le projet « appui à l’état civil et à la Décentralisation dans le Mandoul ».

 

 

Selon le Président du CA, nous enregistrons des difficultés au niveau des organisations en termes de non régularisation des

 

Cotisations mensuelles et annuelles, les réticences de certaines organisations qui estiment être lésées en matière de financement. Cependant, le PCA demande aux nouveaux adhérents de s’y manifester et de ne pas se laisser dominer par le découragement.

Le Coordonnateur dans son intervention a présenté aux participants des dossiers d’appel à proposition des projets à réaliser courant 2017, la création des producteurs en vue de la commercialisation des produits.

Après ces interventions, les responsables des différentes organisations se sont inscrits par rubriques des coopératives les convenants.

Enfin, la comptable a présenté le bilan financier de Raps-Mandoul qui était approuvé par toute l’Assemblée.

Commencé à 8H00, la séance a pris fin à 16h00.

Fait à Koumra, le 04 janvier 2017

 

Le secrétaire Général

 

 

TARYANOUBA SAMUEL

 

Synthèse Des Travaux De L’atelier Sur L’organisation Des Services D’une Commune Au Tchad Et La Gestion Des Services Publics Locaux Organise Du 02 Au 06 Août 2016 A Koumra Par Le Raps/Mandoul-Belacd Sarh Sur Financement De L’union Européenne

 

Dans le cadre du projet de renforcement des capacités des CTD et de leurs services la Mairie de Koumra en partenariat avec l’ONG RAPS-Mandoul/BELACD Sarh a organisé, sur financement de l’Union Européenne, un atelier de formation à l’intention des élus et responsables techniques de la commune de Koumra, des représentants des services déconcentrés de l’Etat ainsi que des représentants des Acteurs Non Etatique résidant à Koumra.

L’atelier, prévu du 02 au 06 Août 2016 a regroupé une quarantaine de participants
La cérémonie d’ouverture dudit atelier a été marquée par trois interventions.

Tout d’abord il y a eu le mot de la déléguée du RAPS-Mandoul représentant le coordonnateur du projet qui a situé le contexte du projet et la chronologie des modules, suivi du mot de bienvenue du Maire de la ville de Koumra.

Enfin intervient le discours d’ouverture de Son Excellence Mr ISSA ADJIDEY, Gouverneur de la Région du Mandoul.

L’Atelier a regroupé toutes les parties prenantes concernées par le développement local.

Ont participé à cet atelier les personnalités et personnes ci-dessous.

DESIGNATION	NOMBRE	OBSERVATIONS
ELUS LOCAUX	10	Dont 2 de l’Exécutif local
DELEGUES D’ARRONDISEMENT	4	4/4 délégués d’arrondissement ont pris part à la formation.
AGENTS COMMUNAUX	6	Dont le Secrétaire Général, 4 chefs de service et le Régisseur
TUTELLE	1	Secrétaire Générale du Département
DELEGUES REGIONAUX	5	Agriculture, Education (2), Commerce et Artisanat et Action sociale
OPERATEUR ECONOMIQUE	1	PR CCIAMA
ANE	3	CELIAF, LTDH et APLFT
RAPS	10	Dont président et chef de projet
ASSISTANT TECHNIQUE	1
TOTAL	41

Après la phase protocolaire ce fut la présentation des participants et du plan de formation axé sur trois thèmes à savoir :

• Le management Municipal ;
• La gestion Financière d’une commune et,
• Les modes de gestion déléguée des services publics locaux.

Abordant le premier thème, le formateur a présenté un diagramme décrivant le rôle que doit jouer une commune pour un développement local harmonieux (la commune au cœur d’un développement local harmonieux. Autour de la commune gravitent l’Etat, les contribuables, la société civile, le partenariat public/privé, les marchés financiers et les partenaires techniques et financiers.

Dans la même lancée, le formateur a abordé les sous thèmes suivants :

• Les dispositions règlementaires, le fonctionnement du conseil municipal et de l’Exécutif local. Il a ensuite définit :
• Le concept management dont il a été retenu celui-ci : «  le management est un ensemble de techniques d’organisations et de gestions qu’on utilise et met en œuvre dans une institution/entreprise publique ou privée pour atteindre un objectif et obtenir un bon résultat ».

Le formateur a présenté le contexte de gestion d’une commune au Tchad en 2016. Il en ressort entre autres :

• Une forte demande de services publics ;
• Une institution communale nouvelle à construire et à consolider ;
• La commune comme acteur nouveau avec trop de responsabilités (cf. loi 33/2006 portant transfert des compétences) ;
• La précarité des ressources financières et humaines des communes ;
• La cohabitation entre différents pouvoirs, acteurs sur une même scène ;
• La réforme de l’Etat, un processus de changement qui inévitablement fait face à des résistances énormes.

Et le formateur de proposer que dans cette complexité le maire manager doit faire ou être :

• Appliquer les 3A : Ambition, Audace, Aventure ;
• Un stratège ;
• Faire une bonne analyse du contexte ;
• Un visionnaire qui voit très loin ;
• Un leader, meneur d’hommes et des femmes ;
• Un gestionnaire de la multitude des acteurs ;
• Un gestionnaire des citoyens,
• Un gestionnaire des ressources financières ;
• Un communicateur mais aussi celui qui sait écouter ;
• Un apprenant (accepter de se faire coatcher) ;
• Un redevable qui sait rendre compte ;
• Le maire doit faire et surtout savoir faire faire.

Le maire doit :

• Avoir un tableau de bord construit de manière participative pour éviter une navigation à vue,
• Mettre en place des cadres de discussions et d’échanges périodiques ;
• Instituer un cadre de concertation avec les conseillers municipaux, l’équipe communale et instaurer un cadre de concertation avec les citoyens ;
• Avoir un dispositif d’éducation, d’information et de sensibilisation des citoyens et autres acteurs ;
• Miser sur l’intercommunalité et la coopération décentralisée (gagnant-gagnant).

Un organigramme d’une commune a été présenté à cet effet.

 

S’agissant du fonctionnement du secrétariat général, des services techniques, des services financiers d’une commune le formateur a donné d’ample explication relative au fonctionnement et les rapports entre les organes et services techniques d’une commune.

Du conseil municipal en passant par l’exécutif local, le secrétariat général aux services techniques, administratifs et financiers, l’orateur n’a pas manqué de situer clairement le rôle que doit jouer chaque organe et service dans le respect de la hiérarchie. Selon le facilitateur, l’organigramme peut servir de guide à toutes les communes et il dépendra de chaque commune d’en utiliser selon ses moyens.

En effet, dans ses explications, très explicites, l’orateur a mis l’accent sur les principes et critères de désignation d’un comptable de la commune mais il s’est aussi étalé sur les critères et mode de nomination du secrétaire général de la commune et du fonctionnement du secrétariat général. Quant au sujet du conseil municipal et de l’exécutif local communal ils sont des organes politiques de la commune qui pour une meilleure administration s’appuie sur des structures techniques sous la supervision du secrétariat général.

Il a précisé que le secrétaire général de la commune selon le décret doit être un administrateur de la catégorie A recruté par le Maire après avis du conseil municipal pour coordonner toutes les activités des services communaux et mettre en œuvre les délibérations du conseil municipal.

L’exposé très riche a suscité tour à tour plusieurs questions d’éclaircissement, mais surtout l’orateur a saisi l’opportunité pour prodiguer des conseils à titre professionnel aux participants.

Parlant des services techniques tels que la voirie, hygiène, assainissement et aménagement , ceux-ci doivent être réglementés, bien organisés ou structurés de sorte qu’ils se chargent de l’exécution des compétences transférées aux collectivités locales décentralisées (cf.loi 33/PR/2006 du 11/12/2006 portant répartition des compétences entre l’Etat et les collectivités territoriales décentralisées) :

• Le service des ressources humaines, Etat-Civil, les services des archives et des actions socio-éducatives ;
• Les services financiers qui ont pour rôle de centraliser l’information financière, tenir la comptabilité de l’ordonnateur (le maire), contribuer à l’élaboration du budget et suivre son exécution afin d’aboutir au compte administratif qui retrace l’exécution du budget, compte dont le résultat doit être le même que celui du comptable public qui produit le compte de gestion.

Tous ces deux documents doivent être adoptés par le conseil municipal lors de la 2^e session annuelle. Le responsable du suivi du budget contribue à l’élaboration du compte administratif de l’ordonnateur.

C’est pendant ce temps que quelques notions budgétaires ont été présentées par le formateur qui a défini le budget communal comme l’acte par lequel sont prévus et autorisés les recettes et les dépenses de la commune pour une année. Ce budget est dénommé budget primitif et comprend (5) cinq annexes à savoir ;

• Un tableau des droits et taxes à prévoir ;
• La nouvelle mesure (recrutement nouveau)
• Le tableau synoptique (masse salariale)
• Le tableau d’investissement et enfin la balance (auto contrôle si le budget est en équilibre…)

Le budget est soumis à cinq principes : l’unité, l’annualité, l’équilibre, l’universalité et la spécialité

A ces cinq principes s’ajoutent :

La règle de la prudence,

La règle de la sincérité et

Le principe de séparation de pouvoirs entre l’ordonnateur et le comptable.

L’élaboration du budget local comprend les étapes suivantes :

• La lettre de cadrage. C’est un document élaboré par l’exécutif local et qui en donne les grandes orientations ;
• La mise en place par arrêté d’une structure technique avec pour charge d’élaborer le projet de budget
• Le débat interne regroupant l’exécutif local et le comité technique
• La réunion du conseil municipal

L’élaboration du budget requiert un nombre de documents afférents notamment :

1/ En début d’année

• Le budget primitif
• Les annexes (5 annexes)
• La note de présentation du budget.
• Les délibérations.

2/ En cours d’exercice

• Le budget remanié
• Le compte administratif
• Le compte de gestion

A la question de savoir où est la place de la rubrique ‛‛divers” ou ‛‛imprévues”, le facilitateur répond qu’il ne faut pas prévoir cette rubrique car, cela ne sert à rien. Au besoin, marquer par exemple ‛‛fêtes et cérémonies”, ou autre chose. Une marge d’au plus 5% pourrait être accepté.

Le principe de séparation de pouvoir entre l’ordonnateur (Maire) et le comptable.

L’ordonnateur lui prescrit l’exécution des recettes et dépenses, tandis que le comptable, qui est un agent du trésor public, chargé du maniement des fonds publics, en assure le recouvrement ou le paiement, après avoir exercé, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, les contrôles. Il y a donc incompatibilité entre les fonctions d’ordonnateur et de comptable. Cette incompatibilité est même étendue aux conjoints.

Le budget primitif, présenté sous forme de tableau comprenant le fonctionnement et l’investissement en recettes et en dépenses, les deux intitulés devant être équilibrés. Ce qui donne lieu à l’exécution du budget local.

L’exécution du budget donne lieu au contrôle budgétaire. Il existe deux types :

1/ Le contrôle de la tutelle et

2/ Le contrôle de la cour des comptes. Celle-ci vient à posteriori, c’est-à-dire après l’exécution du budget.

Un autre type de contrôle peut être opéré. Il s’agit du contrôle fait par l’inspection générale du contrôle d’Etat.

 

Le remaniement se justifie afin de faire face à la non-réalisation des prévisions. Le budget ainsi remanié prend en compte les résultats, les reports de crédits autorisés et les crédits correspondant à des dépenses de fonctionnement engagées mais non mandatées à la clôture de l’exercice.

D’autres modifications peuvent être opérées pour ajuster diverses recettes et dépenses.

Le régime des crédits reportés est en rapport avec les journées complémentaires. C’est le cas des dépenses engagées avant le 31 décembre de l’année n qui peuvent être mandatées jusqu’à la fin de la période complémentaire (31 janvier n+1). Trois cas de budget remanié sont présentés avec chacun ses spécificités : budget en équilibre, excédentaire et déficitaire.

Parlant de l’élaboration du compte administratif, il ressort que ce compte récapitule l’exécution du budget en recettes et en dépenses. Le solde produit par la balance est identique au solde du compte de gestion produit par le receveur.

 S’agissant du troisième sous thème : mode de gestion déléguée des services publics locaux.

Le formateur a fait l’historique du service public avant d’en donner une définition.

 Depuis le XIéme siècle, l’existence du service public au sens fonctionnel est très ancienne mais se caractérise par des moyens juridiques différents. Ce sont des pratiques sociales coordonnées par une autorité commune qui n’est pas forcément à l’origine l’Etat.

Définition du service public :

La notion de service public peut désigner :

• Au sens matériel, une activité d’intérêt général, assurée sous le contrôle de la puissance publique, par un organisme (public ou privé) bénéficiant de prérogatives lui permettant d’en assurer la mission et les obligations (continuité, égalité) et relevant de ce fait d’un régime juridique spécifique.
• Au sens organique, l’organisme public gérant un service public (une administration ou un établissement public).

Toute activité d’intérêt général est qualifiée d’activité de service public dès lors qu’existe un lien de rattachement avec une personne publique.

• La notion d’intérêt Général
  • Deux notions importantes sont à retenir. Il s’agit de la notion d’intérêt général et celle du rattachement à une personne publique.
  • La notion d’intérêt est complexe et correspond aux compétences de la collectivité territoriale décentralisée. L’intérêt général peut naître de la carence de l’initiative privée. Dans ce cas l’intervention dans le domaine industriel et commercial par la collectivité est nécessaire pour répondre aux besoins de la population. Il peut être aussi une intervention pour assurer le maintien des services nécessaires à la population en milieu rural.

 

• Le rattachement à une personne publique signifie :
  • Soit la gestion directe par la collectivité publique,
  • Soit l’existence d’un lien entre la personne publique et une autre personne publique ou privée. Ce lien est statutaire ou contractuel.

 Les principes du Service Public

• La continuité, La mutabilité et l’égalité.

A ces trois principes basiques peuvent s’ajouter :

• La neutralité et la laïcité, La réserve, La primauté et La gratuité. 

Les activités d’un service public sont soumises sur certains points à un régime juridique spécifique. Mais pour compléter la distinction entre service public et secteur public, on notera qu’une collectivité publique (Etat, Collectivité Territoriale) a le choix entre :

• Assumer directement un service public ;
• Le confier à un prestataire extérieur, avec différentes formules juridiques qui dépendent notamment de la nature du prestataire et de ses liens avec la collectivité (public ou privé, autonome ou dépendant du donneur d’ordre etc..), la délégation de service public.
• Un contrat (une convention) précisant la mission prise en charge par le prestataire et la contrepartie (sous forme de subvention ou autre) par la collectivité. 

Concernant les fonctions de service public remplies par le secteur public, on distingue en outre :

• Celles qui relèvent des prérogatives essentielles de la collectivité : elle doit alors les assumer directement sans pouvoir faire appel à un prestataire extérieur (organisation des élections, actes d’état civil) ;
• Celles qui relèvent du secteur administré ou du secteur marchand mais que le secteur public a pris en main.

Les domaines concernés par les services publics sont ceux pour lesquels le privé est absent ou ceux pour lesquels la collectivité territoriale manque de technicité et/ou de moyens financiers pour l’accomplissement de ses missions.

• Les domaines concernés, sans être exhaustif, relèvent de la gestion :
• L’eau ;
• L’assainissement ;
• La collecte et le traitement des déchets ;
• Le transport urbain ;
• Les hôpitaux ;
• Les écoles ;
• Le stationnement ;
• L’éclairage public ;
• La gestion des équipements sportifs ;
• La gestion des équipements culturels ;
• Etc…

Les confusions à éviter :

• Un service public n’est pas un bien public
• Le service public n’est pas le secteur public
• Le service public n’est pas nécessairement national
• Le service public n’est pas nécessairement au service du public
• Le service public n’est pas nécessairement monopolistique

 

Les différents modes de Gestion Déléguée du Service Public

1. La Gestion en Régie
   • La régie directe (gestion des marchés secondaires)
   • La régie intéressée (traitement des surfaces par les services d’hygiène)

1. La gestion en délégation

• La régie personnalisée (gestion des infrastructures marchandes structurées)
• L’affermage (distribution de l’eau)
• La concession (réalisation des gros ouvrages)

Le formateur a eu à répondre sans détour à une vingtaine de questions posées par jour   en moyenne par les participants.

 

 

Koumra, le 06 Août 2016

 

Les rapporteurs

 

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Le projet « Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » sur financement de l’Union Européenne via le Programme d’appui à la Bonne Gouvernance (PAG), a organisé à cet effet, des réunions de plaidoyer du 06 au 28 Juillet 2016 dans chaque chef-lieu des Sous-préfectures des trois (03) départements de la région du Mandoul (Mandoul Oriental, Mandoul Occidental et le Barh-Sara). Le but est de faire le point  avec l’ensemble des autorités traditionnelles, religieuses et administratives sur le niveau d’avancement de l’état civil ainsi intensifier les enregistrements des faits sur les registres d’actes d’état civil.

Cette réunion a regroupé les Sous-Préfets, les maires, tous les Secrétaires cantonaux, les responsables des centres de santé, les délégués des arrondissements, les leaders religieux, et autres (les proviseurs, les chefs des villages etc.).

PROGRAMME DE LA REUNION DE PLAIDOYER DANS LES 03 DEPARTEMENTS

 

Dates	Heures	Activités	Responsables
DU 06 Au 28 Juillet 2016	08H00-08H30	Accueil et installation des participants	Superviseur et animateur
	09H00-13H00	Mot de bienvenue de : ·        Superviseur  ; ·        Chef de projet/PCA ; ·        Monsieur le Sous-Prefet. Présentation des modules : 1.      Définir le rôle du projet conformément à la loi 008 ; 2.      Présenter les données de la Sous-préfecture ; 3.      Restituer le 2e seminaire de Capitalisation 4.      Restituer la formation des agents et auxiliaires d’état civil ; 5.      Les difficultés rencontrées ; 6.      A l’issue de cette rencontre, quelle est la décision prise par rapport à la gratuité des actes d’état civil dans la Sous-préfecture.	Le superviseur ; Le chef de projet ; Le PCA ; Et le Sous-Préfet. Le coordonnateur etc…
	13H00-13H30	Mot de remerciement	Les participants
		Recommandations
		Mot de clôture et fin de la réunion	Le superviseur, Et le Sous-Préfet.

 

Voir un extrait du déroulement de la réunion de plaidoyer dans la Sous-préfecture de Bebopen (Mandoul Occidental)

 

REUNION DE PLAIDOYER A BEBOPEN (LE 06 JUILLET 2016)

A Bebopen, la réunion a commencé à 09 heures du 06 Juillet 2016 à l’école du centre de Bebopen. Le modérateur M. Djasrangué Fidèle (l’animateur du projet) prenant la parole passe à la lecture du programme. Apres s’en est suivi, le mot de bienvenue du Chef de projet, du superviseur du département et l’ouverture de la réunion par Monsieur le Sous-Préfet de Bebopen suivi des présentations des participants.

Module 1: le rôle du Projet conformément à la Loi N°008/PR/2016

 Le superviseur, prenant la parole n’a pas tarder à aborder le premier module à l’ordre du jour : le rôle du projet conformément à la Loi N°008/PR/2013. En détaillant, le point fort du moment était qui est la facilitation d’accès aux actes d’état civils de qualité par la formation des agents et le suivi rigoureux du circuit d’établissement des actes d’état civil pour augmenter l’accès ; et surtout la conscientisation de la population sur l’importance des actes d’état civil par l’animation communautaire, les émissions radio et par l’implication des autorités traditionnelles.

 Module 2 : Données de la Sous-préfecture de Bebopen 

Animateur	Declaration de Naissance		Seance de sensibilisations		Villages 63	Décés	Mariage	Nombre d’Acte de naissance délivré		Nombre des jugements S.
N.Ngarmongta	DNDL	DNHD	Nombre	Participants	Nombre	Nombre	Nombre	AN.DL	AN.HD	J.S. signés	J.S.instance	Population
Aout-15	57	566	52	750				15	30			25971
sept-15
oct-15	12	1355	3	381	8	15	0	0	2820	4013
nov-15	43	2080	8	505	11	52	0	0	219
déc-15	49	3228	12	539	13	39	0	0	439
janv-16	55	2503	11	583	10	22	0	13	102
févr-16	48	962	8	385	7	21	0	12	0
mars-16	62	817	12	606	8	30	0	23	0
avr-16	42	1533	26	766	29	28	0	22	312
mai-16	19	207	9	278	17	9	0	9	91
juin-16	160	203	10	457	41	12	0	90	0		1210	319
juil-16	78	1621	24	1026	36	11	0	20	12			67
TOTAUX	625	15075	175	6276	180	239	0	204	4025	4013	1210	26357

DNDL=Declaration de Naissance dans le delai, DNHd=Declaration de Naissance hors delai,

ANDL=Actes de Naissance dans le delai, ANHD=Actes de Naissance hors delai

De prime abord, ce module nous donne le récapitulatif des données de la Sous-préfecture. Il etait le plus important de tous les modules à l’ordre du jour, il relate le but moins encore le degré d’avancement des activités du dit projet. Vu le tableau, l’inquietude des participants s’est installée par rapport à la difference entre les déclarations des faits et le nombre des actes de Naissance delivrés. Le chef de projet n’a pas tarder a les orienter sur les causes principales de cette difference qui etait l’utilisation erronée des registres pendant la periode du recensement biometrique.

MODULE 3 : la restitution du 2^e séminaire de capitalisation tenue au centre culturel Champagnat de Koumra le 14 Juin 2016

 

Faut-il le rappeler cet atelier était placer sous la direction de son excellence Monsieur le Gouverneur de la région du Mandoul. Et les points forts du séminaire sont les présentations des activités réalisées et des résultats obtenus par rapport à la mise en  œuvre du projet dans les trois départements de la région.

La première séquence concerne les rapports des activités liées aux états civils au niveau des sous-préfectures et communes présentés par les trois superviseurs suivis de la synthèse du Chef de projet et la seconde concerne les résultats de l’appui à la commune de Koumra sur le volet décentralisation par l’assistant technique (Consultant accrédité).

De la première séquence, il est ressorti que :

Ces résultats sont faibles car la réalisation des activités sur le terrain s’est heurtée à des difficultés qui sont entre autres : 

• les rapports de collaboration exécrables avec certains officiers et agents d’état civil au point de compromettre le travail des animateurs qui consiste à faire le suivi pour la délivrance des actes ;
• le travail bénévole des secrétaires est brandi par certains officiers et agents d’état civil pour justifier leur opposition à la gratuité.  D’une manière générale, beaucoup de sous-préfets ne sont pas prêts à mettre en application la loi de la gratuité des actes d’état civil ;
• La divergence de quelques points de vue risque de changer le cours des activités surtout dans certaines sous-préfectures où les officiers demandent encore l’autorisation du préfet avant de remettre les actes de naissance signés (volet N°1) à l’animateurs du projet pour distribuer aux concernés bien que cela relève de son cahier de charge ;
• L’attente de signature d’énorme quantité de jugements supplétifs d’une manière générale et en particulier dans le Mandoul Occidental où il n’y a qu’un juge intérimaire résidant à Koumra ;
• L’insuffisance des registres d’acte de naissances distribués par rapport aux prévisions ;
• Le non utilisation des registres d’acte de naissance dans la sous-préfecture de Moïssala.

 

MODULE 4: Restitution de la formation des agents et auxiliaires de l’état civil sur les textes régissant l’état civil au Tchad et la gestion de l’état civil dans une collectivité locale

Bédjondo du 22 au 23 juin 2016

A cet sujet, il faut dire que l’atelier de formation de Bédjondo a commencé le 22 juin 2016 au centre culturel catholique de Bédjondo à 08h45 par le mot du représentant du Chef de projet empêché. Le mot du représentant du chef fut suivi de la présentation des participants et le test d’entrée.

La formation proprement dite a commencé à 9h25 avec la présentation du guide de suivi de la Loi 008 /PR/2013 et son décret d’application. La deuxième journée était consacrée à la presentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale.

Quelques cinq minutes ont été laissé aux participants présents à la formation de donner les compléments additionnels et a conduit à la fin du module.

MODULE 4 : les difficultés rencontrées

Tout compte fait, le superviseur a donné quelques contre-performances qui ont perturbé ces résultats, principalement :

• La méconnaissance de l’importance des actes d’état civil perdure malgré d’intense sensibilisation ;
• L’insuffisance des registres d’état civil dans les localités, notamment les registres d’actes naissances par rapport aux déclarations ;
• L’absence du juge de paix dans le département de Mandoul Occidental ;
• La non prise en charge des Secrétaires des Sous/Préfectures dans le budget de l’Etat (bénévolat).
• Les activités champêtres des populations pendant la saison des pluies qui réduisent leur disponibilité pour la sensibilisation.

Par ailleurs, les premières difficultés étaient celles que rencontre l’ONG RAPS-Mandoul ci-haut citées et suivies de celles du coté populations. Néanmoins, la population représentée par ses chefs traditionnels a pointé du doigt le manque de motivation en termes d’actes de naissance que doit recevoir la population pour leurs premières déclarations faites. Ce dernier point a conduit aux recommandations et pistes de solutions pour atteindre les résultats dans les six (06) mois du projet qui reste.

Pour conclure, nous pouvons dire que les réunions de plaidoyer du projet« Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » se sont deroulées dans toute la région du Mandoul du 06 au 28 Juillet 2016.

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Dans le souci de capitaliser les expériences dans le cadre du projet contribution communautaire a l’état civil et à la bonne gouvernance dans le Mandoul, la coordination  du RAPS /Mandoul en commun accord avec le BELACD ont instauré une réunion mensuelle de tous le personnel du projet, c’est ainsi que ce jour 28 juin 2016 toute l’équipe conduite par le Chef de projet  et les superviseurs se sont rendu dans le Département du Mandoul Occidental malgré la pluie diluvienne qui a perturbé le calendrier de la journée.

Il est 14h 25mn quand l’équipe du Barh-Sara conduite par le Chef de projet et leur superviseur a fait sa descente à bord du véhicule du projet, aussitôt après le chef du projet accompagné de ses superviseurs se sont rendus au bureau du préfet du Département pour les civilités. Dès leur retour, le reste de l’équipe qui était en route est aussi arrivée, c’est ainsi que le CP a demandé à tout le monde de se mettre en salle.

DEROULEMENT DE LA REUNION

Il est 14h45mn quand le Chef de projet a pris la parole pour demander à un volontaire de faire une prière d’ouverture ensuite la parole est remis au superviseur du département d’accueil à la personne de M. Yandjim D. qui a souhaité la bienvenue à tout le monde et a donné les consignes et les conduites à tenir pour le bon déroulement de la réunion.

Reprenant la parole le CP a déroulé l’ordre du jour comme suit :

• Le compte rendu de la réunion mensuelle de restitution tenu dans le département du Mandoul Oriental dans le mois de Mai ;
• La présentation des activités de chaque animateur à savoir les séances de sensibilisations et de suivi des déclarations ;
• La préparation de la réunion de plaidoyers dans les sous-préfectures de la Région que couvre le projet ;
• Les méthodes que doivent adopter les juges pour sortir rapidement et signés les jugements supplétifs qui s’entassent ;
• Les divers.

Ensuite M Djadibaye Ferdinand a demandé si possible d’instaurer aussi dans l’ordre du jour comment faire pour évacuer les jugements supplétifs signés qui s’entassent aussi dans les bureaux.

ENTREE EN MATIERE

Comme toute bonne réunion respecte l’ordre du jour, il est question de donner la parole aux rapporteurs de la réunion précédente en les personnes de Messieurs Merayam Armand, Yandjim, et Union, cette présentation n’est qu’une simple lecture afin de permettre aux autres participants de voir s’il y’a des oublis ou des incorrections que cela soit donc corrigés. C’est ainsi que M Armand a fait la première lecture, ensuite M Yandjim l’a relevé pour terminer la lecture et comme M Union a connu un léger retard il n’a pas pu faire la lecture. A la fin de cette présentation quelque observation ont été faite notamment Mme Kemsol qui rectifie que c’est plutôt le secrétaire du sous-préfet de Moissala qui revendique les 100f pour transcrire les informations dans le registre et non le Sous-préfet lui-même, autre par M Loguéte qui revient aussi  sur un autre aspect comme quoi c’est le sous-préfet sortant de Beboro qui demande l’argent avant de signés les actes de naissances et non l’actuel sous-préfet mais le Chef de projet quant a lui, il soutient qu’il a écouté de la bouche de l’actuel SP lui demander de l’argent et il a mis a témoin le superviseur du Barh-Sara. Autres intervenants par  rapport à la présentation du rapport sont M Nguéadoumngar et M Natiyenan qui ont demandé qu’on revois un-peu la forme du rapport. Le temps arrive donc a passer au deuxième point de l’ordre du jour qui s’intitule :

Présentation des séances de sensibilisation et de suivi des déclarations de chaque animateur pour le mois de Juin.

département	Nom et prénom des animateurs et canton	Nombre de Séances de sensibilisation	Nombre de suivi des déclarations
Département du Mandoul occidental	Roal canton Bedjondo	16	34/67
	Ngarmongtal	14	15/36
	Fidele canton Bebopene	10	28 /64
	Kamnadji Christiane canton Peni	21	21/46
	Muriel	12	?/60
Département du Mandoul Oriental	doudibaye	23	27/44
	Koumra rural	24	10/
	Bemadjita	12	10/39
	Moussa canton Goundi Urbain	12	12/25
	Goundi Rural	12	17/119
	Mayoumtoki	40	40/49
	Kmra	5	07/9
	Mbang canton Dobo	13	43/53
Département du Barh-Sara	Kemsol Canton Moissala	06	28/67
	Orata Allangoye Canton Bouna	14	29/80
	Mayadi Canton Dembo	14	34/42
	Djonmadji canton Bekamba	07	23/48
	DORCAS Canton Bekourou et Koldaga	07	22/55
	Natiyenan canton Ngalo et Takaou	11	24/76
	Loguéte canton Beboro et Begara	15	14/126
	Nguéadoumngar canton Dilingala	15	13/83
	Mirayam Armand canton Nadiliet Gabian	04	10/81
	Djadibaye ferdinand Canton Gon et Doubadene5	09	29/39

 

Il faut noter donc que trois animateurs étaient absent à l’ouverture de la réunion et n’ont pas pu faire le bilan de leurs activités, et le chef de projet qui a souligné que ces absences doivent être justifiés sinon ces absence seront sanctionné et que la présentation de ces activités par animateurs serait comparé avec les données mentionnées dans les rapports et s’il s’avère que les choses ne se concorde pas, l’intéressé serait convoqué pour s’expliquer à la coordination.

Le troisième point est donc la préparation de la réunion des plaidoyers dans les sous-préfectures, c’est ainsi que le CP a déroulé le calendrier des plaidoyers dans les différents départements comme suit :

LE CALENDRIER DU PLAIDOYER

N°	DEPARTEMENT DE BARH-SARA	DATES
1.	la sous-préfecture de Bekourou	07 juillet 2016
2.	sous-préfecture de Dembo	08 juillet 2016
3.	Sous-préfecture de Bouna	09 juillet 2016
4.	Sous-préfecture de Beboro	12 juillet 2016
5.	Sous-préfecture de Moïssala	13 juillet 2016
	DEPARTEMENT DE MANDOUL OCCIDENTAL
6.	Sous-prefecture de Bebopene	07 juillet 2016
7.	Sous-prefecture de Bekamba	08 juillet 2016
8.	Sous-prefecture de Peni	09 juillet 2016
9.	Sous-prefecture de Bedjondo	14 juillet 2016
	DEPARTEMENT DE MANDOUL ORIENTAL
10.	Sous-prefecture de Goundi	16 juillet 2016
11.	Sous-prefecture de Mouroumgouleye	18 juillet 2016
12.	Sous-prefecture de Ngagara	19 juillet 2016
13.	Sous-prefecture Bessada	20 juillet 2016
14.	Sous-prefecture de Bedaya	21 juillet 2016
15.	Sous-prefecture de Koumra Rural	22 juillet 2016
16.	Sous-prefecture de Koumra urbain	23 juillet 2016

 

Ainsi donc juste après le déroulement de ce calendrier, l’animatrice Muriel à poser la question sur le cas des gens du canton Yomi qui sont très loin du chef-lieu de la sous-préfecture, c’est pourquoi plusieurs voix se sont lever pour apporter quelques explications comme quoi la situation serait généralisés et que le déplacement des participants seraient assurés l’animateur Natiyenan qui souligne également l’importance d’invités tous les leaders religieux a cette séances de plaidoyer car ils nous facilitent énormément dans la sensibilisation. Et le chef de projet qui tire donc en conclusion sur ce point que tous les superviseurs doivent déposer sur son bureau le nombre des invités selon le critère retenu afin de permettre aux comptables de s’organiser a temps.

Il alors temps de toucher l’avant dernier point  sur la methode a adopter pour faire sortir les juges afin de signer rappidement les jugements suppletifs, aussitôt introduit, l’assemblée a decidée qu’il serait bon que ce point soit debattu entre les superviseur et le chef de projet. Ce qui nous a propulser directement au dernier point a savoir le Divers.

L’animateur Natiyean qui ouvre le débat en posant la question de savoir ce qu’il doit faire par rapport aux chefs des villages du canton Ngalo qui sont sans un chef de canton et qui sont toujours retissant a l’aider dans le travail, le superviseur du Mandoul Occidental qui le soutien dans le même sens.

C’est ainsi que le Chef de projet a tenter de le rassurer que le plaidoyer vient a point car il nous permettra de mettre les point sur les choses avec les autorités traditionnelles et administrative. Ensuite les animateur Ngarmonta et Moussa qui ont soulevé l’un et l’autre le problème du juge de paix sa sous-préfecture comme quoi est ce que le président du tribunal ne pourra t-il pas autoriser le greffier a signer les jugements supplétifs ? L’autre qui demande si la coordination ne pourra t-il pas organiser une cérémonie de remise officielle de remise des actes de naissance signés ?

Le CP qui répond que les animateurs s’ils le veulent bien peuvent organiser a leur niveau car si un représentant  de la coordination ou le coordonateur lui-même qui vient ces chefs traditionnelle vont demander de l’argent au coordonateur.

Autre chose le chef de projet a demander aux animateur de contrôler les agents qui viennent d’être former pour les aider a mieux faire leur travail et l’animatrice Dorcas qui saisi l’occasion pour poser la question sur ce sujet comme quoi les animateurs n’ont pas suivi la formation alors comment vont-ils contrôler ces agents ?

Autre point la comptable qui prend la parole pour rassurer les animateurs que la question des piles pour les  mégaphones sont résolues donc pas de souci a ce niveau et elle n’est pas du tout contente par rapport aux comportements des animateurs qui les taxent de méchante.

Les autre point tourne donc autour des entretiens motos et le carburant qui n’arrive pas au nombre de trente litre comme prévu.

En conclusion le Chef de projet a remercier l’assemblée pour leur présence et  le sacrifice consentie pour être a Bedjondo et qu’il notifie aux animateur absent qu’il attend les justifications de leur absence. Il a enfin clôturer avec une prière finale renvois ainsi les animateurs et leurs superviseurs sur le chemin de retour.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans le but de renforcer la capacité des agents et auxiliaires de l’état civil à maîtriser les textes régissant l’état civil au Tchad et la gestion de l’état civil dans une collectivité locale le projet « Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » sur financement de l’Union Européenne via le Programme d’appui à la Bonne Gouvernance (PAG), a sollicité une formation pour les trois départements de la région du Mandoul.

La formation consiste à outiller – durant six (6) jours – les quatre vingt et trois (83) participants dont les agents d’état civil des Communes et Sous-préfectures, les Secrétaires cantonaux et les agents de la santé.

Le présent rapport rend compte du déroulement des activités, des méthodes utilisées, des résultats atteints, de la conclusion et des recommandations des participants.

DEROULEMENT DE LA PRESTATION

La formation s’est déroulée dans trois centres : Koumra (28 participants) du 20 au 21 juin 2016, Bédjondo (25 participants) du 22 au 23 juin 2016 et Moïssala (30 participants) du 24 au 25 juin 2016. Quatre vingt participants étaient prévus mais au total quatre vingt et trois (83) participants ont effectivement pris part en dehors des superviseurs et quelques animateurs du projet qui étaient présents.

ATELIER DE KOUMRA DU 20 AU 21 JUIN 2016

L’atelier a été ouvert le 20 juin 2016 au centre culturel catholique le Champagnat de Koumra par les mots du Chef de projet suivi des présentations  des participants et du programme à 9h15 ensuite le test d’entrée qui vise à vérifier le pré requis en matière d’état civil des participants a été fait. Après cette phase, le recueil de textes sur l’état civil et le guide à l’usage des officiers et agents d’état civil imprimés par le Programme d’Appui à la bonne Gouvernance (PAG) au profit du Ministère de l’Administration du Territoire ont été distribués. La désignation de deux rapporteurs de la journée et un chef du village (classe) est intervenue après la distribution des supports pédagogiques. Au moment où la formation devrait commencer effectivement, un participant a tenu à connaitre le montant du perdiem qu’ils recevront à la fin de la formation. Ces discussions ont pris plus d’une heure de temps et deux participants ayant su ce qu’ils recevront comme frais de transport et du séjour ont quitté la salle. La formation a pratiquement commencé à 10h37 avec le premier module : guide à l’usage des officiers et agents d’état civil. Ce thème s’est étalé jusqu’à 13h30 où la pause interviendra.

Le guide à l’usage des Officiers et agents d’état civil met l’accent sur les points suivants :

• Qu’est ce que l’état civil ?
• Pourquoi l’état civil ?
• Comment est organisé le service d’état civil ?
• Quels sont les principaux animateurs des centres d’état civil ?
• Quels sont les principaux actes d’état civil ?
• Comment sont établis les différents actes d’état civil : actes de naissance, acte de mariage et acte de décès ?
• Où sont consignés les actes d’état civil ?
• Quel est le coût d’établissement des actes d’état civil ?
• Qui assure le contrôle et la surveillance de l’état civil ?
• Quelques conseils pratiques.

Après la pause, c’est la présentation de la loi N° 008/PR/2013 du 10 mai 2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad. La première journée s’est terminée à 16h30 par la présentation de la loi. La recommandation de  lire le décret d’application de la Loi 008/PR/2013 à la maison a été faite aux participants à la fin de l’heure.

Le 21 juin 2016, la formation a commencé à 8h30 par présentation du rapport de la journée du 20 juin 2016 par les rapporteurs du jour. Ensuite le thème sur la gestion de l’état civil dans une collectivité locale a été présenté. Cette présentation a pris toute la matinée du 21 juin.

La gestion de l’état civil dans une collectivité locale est axée autour de quatre points principaux :

• Historique de l’état civil ;
• Gestion de registre et des actes de l’état civil ;
• Les mentions marginales où les mentions d’office ;
• Table alphabétique et bulletin analytique et statistique ;
• Archivage des documents d’état civil ;
• Autres documents relatifs à l’état civil.

A la reprise des activités après la pause déjeuner la parole était donnée aux participants pour les questions  et observations sur le décret d’application de la Loi 008. Ensuite le test de sortie, l’évaluation de la formation et les recommandations ont marqué la fin de l’atelier à 15h25 pour permettre aux participants venus d’ailleurs de rentrer.

L’ATELIER DE BEDJONDO DU 22 AU 23 JUIN 2016

L’atelier de formation de Bédjondo a commencé le 22 juin 2016 au centre culturel catholique de Bédjondo à 08h45 par le mot du représentant du Chef de projet empêché. Le mot du  représentant du chef fut  suivi de la présentation des participants et le test d’entrée.

La formation proprement dite a commencé à 9h25 avec la présentation du guide suivi de la Loi 008 /PR/2013 et son décret d’application. La deuxième journée était consacrée à la présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale.

Les participants étaient très assidus et cela a permis de développer amplement tous les thèmes inscrits au programme. À Bédjondo  les participants  n’ont pas posé la question de perdiem. L’atelier s’est terminé par le test de sortie, l’évaluation de la formation et les mots de remerciements des participants et le formateur à 15h47.

L’ATELIER DE MOISSALA DU 24 AU 25 JUIN 2016

 La formation de Moïssala s’est déroulée du 24 au 25 juin 2016 également au centre catholique de Moïssala. Comme dans les deux autres centres, elle a commencé également par le mot de bienvenue du représentant du chef de projet suivi de la présentation des participants, le test d’entrée, la distribution des supports de formation et le lancement de la formation proprement dite. Les activités de cette session de formation ont commencé à 9h42.

Le programme de présentation des modules était le même pour tous les  trois centres. A Moïssala également, les participants étaient très assidus et très intéressés par cette formation qui a pris fin le 25 juin 2016 à 15h38.

METHODOLOGIE UTILISEE

Etant entendu que la formation est faite au profit des adultes en fonction dans les services de l’état civil, des secrétaires cantonaux et des agents de la santé, notre approche méthodologique a été :

• la formation sous la forme de présentation power point suivie de communications à participation active ;

• les présentations essentielles ont été appuyées par des supports pédagogiques imprimés ;

• l’animation de l’atelier de formation s’est faite en suscitant beaucoup plus la discussion sur des expériences vécues dans l’exercice des fonctions des participants. Nous avions en outre apporté aux discussions des explications fondées sur les lois nationales et sur les autres expériences des autres pays francophones en matière de l’état civil ;

• les participants ont pu bénéficier de deux (2) pauses par jour de travail qui leur ont permis de se relaxer et d’éviter toute fatigue. Il s’agissait de ménager les aptitudes d’écoute et d’assimilation des éléments de la formation.

• RESULTATS ATTEINTS

Pendant deux jours (2) de travail pour chaque centre de formation, l’atelier a démarré par un test qui a permis au formateur d’avoir une idée du niveau d’entrée en état civil des participants afin d’orienter les échanges et mettre l’accent sur les manquements constatés.

Cette prise en compte des besoins nous a permis d’orienter le contenu des communications dans le sens de la compensation des manquements des participants et de satisfaction de leurs attentes. C’est ainsi que l’évaluation qui en est faite à la fin de la formation nous a rassuré que ces besoins sont bien comblés. Il en résulte que la quasi-totalité des participants a exprimé sa satisfaction quant aux enseignements reçus. L’évaluation a, certes, révélé quelques insuffisances de certains participants mais dans la plus part des cas, les réponses ont laissé présager leur appréhension des questionnaires.

Somme toute, les participants ont déclaré qu’ils n’ont jamais suivi une telle formation et beaucoup d’erreurs qu’ils commettent sur le terrain c’est par le manque d’une telle formation. Ils ont souhaité que cette session de formation se tienne même trimestriellement.

Voici les résultats des tests par centre :

Koumra

Résultats des tests
Total	Test d’entrée	Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
30			27
Les moyennes	28/30	93,33%	24/27	88,88%
Les sous moyennes	02/30	06,66%	03/27	11,11%
Note la plus forte	16/20		18/20
Note la plus faible	06/20		08/20

En termes de notes il y a une nette amélioration mais en terme de pourcentage de ceux qui ont raté la moyenne il y a une régression.

Bedjondo

Résultats des tests
Total	Test d’entrée	Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
25			25
Les moyennes	22/25	88%	25/25	100%
Les sous moyennes	03/25	12%	00/25	00%
Note la plus forte	16/20		20/20
Note la plus faible	08/20		10/20

Cent pour cent des participants ont eu la moyenne à la sortie et les notes varient de 10 à 20.

Moïssala

		Résultats des tests
Total	Test d’entrée		Pourcentage	Test de sortie	Pourcentage
30				31
Les moyennes	16/30		53,33%	29/31	93,54%
Les sous moyennes	14/30		46,66%	02/31	06,45%
Note la plus forte	18/20			20/20
Note la plus faible	04/20			06/20

A Moïssala au test d’entrée le pourcentage de ceux qui ont la moyenne est de 53,33% et la sortie ce taux est de 93,54% ce qui donne un taux de croissance de 40%. En termes de notes il y a également croissance.

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS

En définitive, les enseignements ont été compris et les participants en étaient réjouis (formation satisfaisante, méthodes de travail acquise, cadre intéressant, adéquation de besoins en rapport avec leurs activités, bonne pédagogie par rapport aux enseignements, support intéressant, bonne compréhension de leurs tâches…). Mais ils ont déploré quelques manquements (durée de la formation insuffisante, le montant du perdiem trop bas ; le manque d’une eau embouteillée pour les participants…) qui nécessitent d’être corrigés dans l’avenir. Nous recommandons donc ce qui suit :

• Elargir la formation aux officiers d’état civil qui ne connaissent rien de l’état civil à leur nomination ;
• Augmenter la durée de la formation afin de permettre la tenue des travaux en atelier.

Les participants ont recommandé ce qui suit :

• Au Gouvernement de :
• Faire respecter le principe de la gratuité dans la délivrance des originaux d’actes d’état civil ainsi que les actes subséquents en particulier les jugements supplétifs ;
• Prendre en charge intégralement les agents bénévoles des différents services de l’état civil ;
• Assurer la formation continue des agents de l’état civil ;
• Doter les centres d’état civil en quantité suffisante des registres ;
• Equiper les centres d’état civil en mobiliers de bureau et documentation nécessaire.
• Au Projet RAPS-Mandoul et BELACD de :
• Mettre des matériels didactiques à la disposition de chaque participant à la formation ;
• Produire les supports de chaque formation ;
• Revoir la prise en charge des participants aux différentes journées de formation d’une part et d’autre part le transport ;
• Prévoir l’eau de source tangui pour les participants ;
• Augmenter la durée de la formation ;
• Fournir les attestations de formation aux participants.

En annexe le programme de la formation, les photos des participants aux différents ateliers et les supports de la formation.

Annexes

 PROGRAMME DE FORMATION

Date	Heure	Activité
20/06/2016	7h30-8h00	Accueil et installation des participants
	8h00-10h30	Début de la formation : –          Test d’entrée –          Présentation du Guide à l’usage des officiers et agents d’état civil
	10h30-10h45	Pause
	10h45-11h15	Guide suite et fin
	11h15-13h00	Présentation de la loi N° 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil au Tchad
	13h00-14h00	Pause  déjeuner
	14h00-15h45	Présentation de la loi N°008/PR/2013 suite et fin
	15h45-16h00	Pause café
	16h-16h30	Présentation du décret d’application de la loi N°008/PR/2013
	16h30	Fin de la journée
21/06/2016	8h00-10h00	Présentation du décret d’application suite et fin
	10h00-10h30	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale
	10h30-10h45	Pause café
	10h45-13h00	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale (suite)
	13h00-14h	Pause déjeuner
	14h00-16h00	Présentation de la gestion de l’état civil dans une collectivité locale suite et fin
	16h00-16h30	–          Test de sortie ; –          Recommandations/orientations et fin de la forma

TEST D’EVALUATION

Cocher la bonne réponse

1. Qu’est-ce que l’état civil ?
2. C’est le mode d’enregistrement des naissances, mariages et décès
3. C’est le mode de constatation, par la tenue des registres, des principaux faits ou actes juridiques intéressant l’état des personnes
4. C’est le mode de constatation des principaux faits ou actes juridiques intéressant l’état des personnes

2. Quel est le taux d’enregistrement national au Tchad ?
3. Environ 50%
4. Environ 30%
5. Environ 15%

3. Quelle est la fonction de l’agent d’état civil ?
4. accueil des déclarants et enregistrement des déclarations ;
5. accueil des déclarants et enregistrement des déclarations, tenue des registres des différents actes de l’Etat Civil, tel que prévu par les textes en vigueur, conservation des registres ;
6. conservation des registres.

4. Quelle est la fonction de l’Officier d’Etat Civil ?
5. confère leur authenticité aux actes de l’Etat Civil, veille à la bonne tenue et à la conservation des registres ;
6. veille à la bonne tenue et la conservation des registres
7. signe les actes d’état civil

5. Quel rôle le juge joue dans l’état civil ?
6. il est seul compétent pour établir des jugements supplétifs d’actes de l’Etat Civil et ordonner la rectification des actes de l’Etat Civil
7. il signe les actes d’état civil
8. il constate les manquements, les infractions et en poursuit les auteurs.

6. Comment est organisé le système d’état civil au Tchad ?
7. le système d’état civil est organisé en communes, sous-préfectures et communautés rurales
8. le système d’état civil est organisé en centres d’état civil principaux et en centres d’état civil secondaires
9. le système d’état civil est organisé en centres d’état civil principaux et en centres d’état civil secondaires et ruraux

7. Comment reconnaitre qu’un acte d’état civil est faux ?
8. La date d’enregistrement est hors délai sans jugement supplétif
9. L’officier qui a signé l’acte de naissance n’est plus en fonction à la date de signature
10. Le lieu de naissance est couvert par le centre d’état civil qui a délivré l’acte
11. Quels sont les textes législatifs et réglementaires qui organisent l’état civil au Tchad ?
12. La constitution de la République du Tchad
13. La Loi 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad
14. L’ordonnance N°03/INT/1961 portant organisation de l’état civil au Tchad
15. La Loi 008/PR/2013 portant organisation de l’état civil en République du Tchad et le décret d’application N°660/PR/2015 du 06 mars 2015.

9. Quel est le délai de déclaration des naissances et décès ?
10. 2 mois
11. 3 mois
12. 1 mois

10. Quelles sont les sanctions qu’un Officier d’état civil peut encourir ?
11. pénales
12. disciplinaires
13. disciplinaires et civiles
14. pénales, disciplinaires et civiles

Le séminaire a démarré à 9heures et 40 minutes avec la présentation du programme par le Chef de Projet.  Le dit programme a été adopté comme tel  sans aucune proposition de modification.

A 9h52, après l’adoption du programme, fut le tour du Président  du conseil d’administration du RAPS de dire son mot dont la substance se résume au :

• remerciement particulier adressé au Gouverneur de la région du Mandoul  pour avoir présidé le premier séminaire de février et celui d’aujourd’hui. Cela témoigne de l’intérêt qu’il accorde à ce projet ;
• rappel des objectifs du projet  et du nombre de séminaires (3) de capitalisation qui y est prévu ;
• plaidoyer pour la dotation  en registres des états civils en quantité et pour la délivrance gratuite des actes de naissance.

(Lire l’intégralité du mot en annexe 1).

Quant à son Excellence Monsieur le Gouverneur, il a pris la parole pour souhaiter la bienvenue à tous les invités qui sont venus d’ailleurs (des provinces et hors provinces) et remercier tous les participants pour avoir accepté l’invitation.

Il a rappelé que ce projet financé par l’Union Européenne contribue bien à la réalisation de la politique de son Excellence, Idriss Déby Itno, président de la république du Tchad. Cette politique qui s’explique par la volonté manifeste du gouvernement Tchadien avec l’appui de ses partenaires au développement notamment, le PNUD, l’UNICEF et l’UNION EUROPEENNE de mettre en place un projet de « Modernisation de  l’état civil »qui vise la sécurisation de l’état civil et le relèvement des taux d’enregistrement des faits d’état civil qui est le plus bas de la sous-région.

Le Gouverneur a fini par réitérer son appui nécessaire pour l’application  de la loi n° 008/PR/2013 du 10/05/2013, avec le décret d’application N° 660/PR/PM/MATPS/2015 du 06/03/2015. Il a lancé un appel à l’ordre envers les administrateurs véreux qui vont à l’encontre de celle-ci.

(Lire l’intégralité du mot en annexe 2).

Le mot de son Excellence Monsieur le Gouverneur est suivi par la présentation des participants avant la capitalisation proprement dite.  La participation est composée de Son Excellence Monsieur le Gouverneur, du représentant du ministère de l’administration du territoire, du représentant du projet d’appui à la bonne gouvernance,  des préfets, des présidents des tribunaux, des Sous-préfets, des maires, des chefs de service civiles et militaires,  du Moniteur et du consultant du projet, du président du conseil d’administration du RAPS Mandoul,  du Directeur du BELACD Caritas Sarh(chargé de suivi évaluation du projet),  du chef de projet,  des superviseurs du projet et du personnel d’appui du RAPS (voir liste de présence en annexe 3).

Les points forts du séminaire sont les présentations des  activités réalisées et des résultats obtenus par rapport à la mise en œuvre du projet dans les trois départements de la région.

La première séquence concerne les rapports des activités liées aux états civils au niveau des sous-préfectures et communes présentés par les trois superviseurs suivis de la synthèse du Chef de projet  et la seconde concerne les résultats de l’appui à la commune de Koumra sur le volet décentralisation par l’assistant technique (Consultant accrédité).

De la première séquence, il est ressorti que :

• Les recensements ont permis d’enregistrer  68 4381 habitants ;
• 184 489 adultes sont sensibilisés par rapport aux états civils ;
• 120 076 naissances sont déclarées dans les fiches et cahiers journaux ;
• 216 102 déclarations sont en attente des jugements supplétifs ;
• 22 966 actes de naissances délivrées ;
• Le nombre d’actes de naissance délivrés ne représente que 3,35% de la population sans aucune maîtrise du nombre de ceux qui n’ont pas d’acte de naissance par rapport à cette population totale ;
• 30 mariages et 1716 décès sont déclarés en année 2.

Ces résultats sont faibles car la réalisation des activités sur le terrain s’est heurtée à des difficultés qui sont entre autres : 

• les rapports de collaboration exécrables avec certains officiers et agents d’état civil au point de compromettre le travail des animateurs qui consiste à faire le suivi pour la délivrance des actes;
• le travail  bénévole des secrétaires est brandi par certains officiers et agents d’état civil pour justifier leur opposition à la gratuité.  D’une manière générale, beaucoup de sous-préfets ne sont pas prêts à mettre en application la loi de la gratuité des actes d’état civil ;
• La divergence de quelques points de vue risque de changer le cours des  activités surtout dans certaines  sous-préfectures où les officiers demandent encore l’autorisation du préfet avant de remettre les actes de naissance signés (volet N°1) à l’animateurs du projet pour distribuer aux concernés bien que cela relève de son cahier de charge ;
• L’attente de signature d’énorrme quantité de jugements supplétifs d’une manière générale et en particulier dans le Mandoul Occidental où il n’y a qu’un juge intérimaire résidant à Koumra ;
• L’insuffisance des registres d’acte de naissances distribués par rapport aux prévisions ;
• Le non utilisation des registres d’acte de naissance dans la sous-préfecture de Moissala.

Les échanges suite à cette première séquence sont des inquiétudes,  des propositions et des encouragements pour l’atteinte des indicateurs et  objectifs du projet.

La première intervention du Moniteur du projet est liée au niveau d’atteinte des indicateurs. Le projet vise mettre des actes de naissance à la disposition de 80% de la population, réaliser 3 603 séances de sensibilisation et organiser 132 suivis par les  juges. En réponse, le niveau d’atteinte des indicateurs du projet se traduit par la délivrance des actes de naissance à 3,35% de la population, la réalisation de 1 441 séances de sensibilisation et de 42 suivis par les juges.

Des propositions sont alors faites dans ce sens pour augmenter sensiblement le taux d’atteinte de ces indicateurs car il ne reste que 7 mois pour la fin du projet :

• Le projet devrait accélérer les émissions radio qui sont un outil très important de sensibilisation ;
• Il  faudrait planifier urgemment  en accord avec les juges les 90 missions de suivi qui restent ;
• Les sous-préfets sont priés d’appliquer la loi n° 008/PR/2013 du 10/05/2013 qui stipule la délivrance gratuite des actes de naissance ;
• Le PAG  aurait l’obligation de garantir une dotation régulière et en quantité des registres d’état civil pour éviter une rupture. Il est prié aussi de renforcer le plaidoyer au niveau du gouvernement pour accélérer le recrutement du personnel d’appui en charge des états civils pour pallier au bénévolat qui est parfois un frein à l’établissement gratuit des actes de naissance. Et enfin il a l’obligation de mettre à la disposition des animateurs des fiches de jugement supplétif en nombre ;
• Les juges sont  encouragés d’une manière générale par le gouverneur à fournir beaucoup  d’effort pour signer les 82 000 jugements supplétifs en attente dans un délai meilleur et en continuer avec ceux qui seront établis les jours suivants. Le juge du Mandoul oriental  qui est en même temps  intérimaire du Mandoul occidental est particulièrement prié de multiplier ses missions pour cette cause ;
• Il faudrait plus de 3 séminaires de capitalisation pour corriger régulièrement les erreurs, voir même un séminaire par département pour les points spécifiques ;

Suite aux propositions d’amélioration, le gouverneur voudrait s’assurer que les registres d’acte de naissance sont disponibles dans toutes les sous-préfectures et communes. Un tour de table a été fait et nous ne pouvons parler de rupture pour le moment.  Mais dans le souci d’avoir un stock régulièrement disponible, le gouverneur a demandé au représentant du PAG de s’occuper de cet approvisionnement.

La réponse est que le plaidoyer a été fait au niveau du directeur des affaires politiques qui a promis 8000 registres d’acte de naissance pour les trois régions couvertes par le projet. Certains officiers d’état civil ont rappelé que le stock doit aussi contenir des registres d’acte de mariage et de décès.

Certaines Sous-préfectures  demandent pourquoi elles  n’ont pas accès à la construction des locaux (bureau) d’état civil  aussi financée par PAG mais la réponse est que seules celles qui ont leur propre terrain peuvent en bénéficier.

Pour clôturer la séquence,  les officiers d’état civil ont fait comprendre que la délivrance des actes de naissance hors délai est  assez pénible parce le processus est long. Quant au représentant de la commune de Bédjondo, il voudrait savoir si la commune pourrait délivrer des actes  de naissance aux populations qui vivent en dehors de sa circonscription ? 

Pour ces deux derniers points, le Gouverneur a pris la parole pour confirmer qu’effectivement il est mieux d’établir des actes de naissance dans le délai ; raison pour laquelle les animateurs doivent sensibiliser la population dans ce sens. Il a continué son intervention pour signifier que la  commune de Bedjondo ne peut considérer que les jugements supplétifs de sa circonscription. Et son dernier rappel pour cette séquence est que la loi exige que le volet 2 des actes de naissance soit retourné au ministère de l’intérieur.

La deuxième séquence qui concerne l’appui à la commune de Koumra sur le volet décentralisation dans le cadre du programme d’appui  à la bonne gouvernance (PAG) est présentée par le consultant accrédité.  Et les réalisations enregistrées sont  entre autres:

• Le  diagnostic approfondi de l’état de gestion administrative, comptable, financière et socio-économique de la  mairie qui est réalisé et le rapport provisoire transmis  à la commune pour  ses observations est resté sans suite.
• L’élaboration d’un organigramme  décrivant les différents services communaux ainsi que leurs attributions. Un premier organigramme qui a pris en compte tous les 17 Services  prévus par les textes de loi sur la décentralisation a été adopté en session du conseil municipal (CM). Mais le PAG a estimé qu’il faut tenir compte des réalités du terrain en n’ouvrant pas systématiquement tous les Services surtout que la question des ressources humaines reste aujourd’hui préoccupante au niveau des Communes. Ainsi un deuxième travail a été réalisé avec la Commune  et produit à la dernière rencontre du PAG tenue le 18 Mai dernier  à N’Djamena.
• L’élaboration d’un projet de règlement intérieur qui a été présenté au conseil communal. Mais les conseillers ne l’ont pas accepté, le jugeant inopportun pour la Commune de Koumra. Sur la question, le PAG a fait comprendre que la commune de Koumra ne peut faire exception car les deux autres communes   pilotes du projet (Bitkine et Oum-Hadjer) ont déjà leur règlement intérieur. Ce qui obligerait le déplacement d’une délégation composée  du Conseiller Technique à la Primature, du  Directeur Général à  la Décentralisation et du Conseiller Principal  du PAG sur Koumra après le Ramadan pour sensibiliser les conseillers municipaux sur la question.
• Les différentes formations au profit des élus locaux, le personnel-cadre de la Mairie, les services déconcentrés de l’Etat et la Tutelle sur :
  • L’élaboration du budget communal ;
  • La gestion des ressources humaines et du patrimoine des collectivités territoriales décentralisées ;
  • L’organisation, le fonctionnement et les attributions des collectivités territoriales décentralisées ;
  • Les modalités de collaboration entre l’Etat et les collectivités territoriales décentralisées ;
  • Le contrôle de légalité des collectivités territoriales décentralisées ;
  • La mobilisation des ressources  des  collectivités territoriales décentralisées ;
  • La planification locale  des collectivités décentralisées qui n’est pas très bénéfique pour la Mairie qui n’a pas encore un Service spécifique en charge de la planification ;
  • La coopération décentralisée  des collectivités territoriales qui n’est pas très bénéfique pour la Mairie qui n’a pas encore un Service spécifique en charge de la planification ;
  • La passation des Marchés Publics ;
  • La maîtrise d’ouvrage dans les collectivités territoriales décentralisées.

Le présentateur a enfin souligné que quatre autres activités ne sont pas encore exécutées mais prévues pour la période allant de juin à août 2016. Il s’agit de :

1. La formation sur la gestion des Services publics locaux
2. L’Organisation des Services d’une Commune au Tchad
3. La mise en place d’un système de gestion comptable et un système de gestion des ressources humaines et matérielles
4. La proposition et l’appui à la mise en œuvre d’un plan de mobilisation des ressources de la commune.

Les échanges par rapport à cette deuxième séquence ont commencé par des compléments d’information  du Moniteur qui fait savoir que projet  doit donner un appui institutionnel, travailler dans le sens d’augmentation de la participation de la communauté pour parvenir à un plan de développement communal.

Il s’en suit les réactions du Président de séance, son Excellence Monsieur le Gouverneur qui se résume comme suit :

• Comment la mairie peut-elle expliquer le fait que le rapport provisoire du diagnostic qui  lui est déposé pour observations est resté sans suite ? N’est –elle pas intéressée ou bien…
• Le règlement intérieur est vraiment opportun pour la commune de Koumra sauf qu’il faut tenir compte de son contexte ; revoir concrètement les choses ;
• Le budget de la commune n’est apparemment pas bien élaboré ; c’est comme s’il est élaboré par un petit groupe ou une seule personne sans la participation de tous les conseillers ;
• Le SG de la mairie ne peut gérer le personnel car il ne peut être juge et partie ;
• Les élus locaux doivent comprendre l’intérêt de la décentralisation ;
• Si une commune n’arrive pas à mobiliser les ressources, elle est appelée à disparaitre ; par exemple il est difficile de rattraper les arriérés de salaires de 10 mois ;
• Beaucoup d’élus, jusqu’à 3 ans d’exercice ne connaissent pas leur rôle. Il n’est pas normal de prévoir des indemnités mensuelles dans le budget pour les élus. Certains élus veulent même être des agents communaux. Les élus doivent plutôt contrôler le travail des exécutants.

Aux termes de ces réactions, une pause a été marquée pour permettre à un petit groupe de rédiger les motions de recommandations et de remerciement (annexes 4 & 5) qui ont été lues, amendées et adoptées par les participants.

Et vint le moment pour son Excellence, Monsieur le Gouverneur de prononcer son allocution de clôture.  Le gouverneur a remercié les ONG de mise en œuvre et les participants pour  avoir non seulement honorer la présente rencontre mais  surtout pour avoir observé la discipline nécessaire pour le temps passé ensemble.

Il a noté qu’au vu des réalisations, beaucoup reste encore à faire pour atteindre les résultats escomptés.  Ainsi, il a exhorté  les uns et les autres à une franche collaboration et à un effort supplémentaires pour une bonne fin de ce projet.

Il a enfin souhaité un bon retour à chacun avant de déclarer clos le deuxième séminaire de capitalisation du projet « contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul ».

(annexe 6).

Annexe 1 :

Séminaire de capitalisation

Koumra le 14 Juin 2016

———————————————————————————————–

Allocution  du Représentant du Coordonnateur de RAPS-Mandoul

 

Excellence, Monsieur le Gouverneur du Mandoul

Messieurs  les Préfets ;

Messieurs  les Sous/Préfets;

Messieurs les Maires;

Messieurs les Chefs des Services déconcentrés de l’Etat,

Honorables invités ;

Mesdames et Messieurs.

Il m’échoit l’honneur, au nom du Coordonnateur du RAPS  empêché, et en mon nom propre, de souhaiter la bienvenue aux participants ici présents, qui ont fait les efforts nécessaires qu’il faut pour honorer la présente rencontre de capitalisation.

Je voudrais particulièrement remercier son Excellence, Monsieur le Gouverneur qui malgré ses contraintes, a accepté de présider et de diriger de mains de maître, la première réunion de capitalisation tenue le 16 février 2016 dans cette même salle, et qui aujourd’hui encore est avec nous pour ce deuxième rendez-vous de capitalisation sur les activités du projet  “Contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul ». Cela témoigne sans nul doute, tout l’intérêt que vous accordez à nos activités et par ricochet à la réussite du présent projet.

Son Excellence, Monsieur le Gouverneur, soyez-en  remercier. 

Chers participants,

Mesdames, Messieurs,

Comme vous le savez déjà, le projet « Contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul »’ que le Réseau d’action, de partage et de solidarité (RAPS-Mandoul ) et le Bureau d’Etude de Liaison des Actions Caritas et de Développement (BELACD), ont l’honneur de conduire, a été officiellement lancé dans notre région le 12 novembre 2014 et se fixe comme objectifs généraux, la contribution à la bonne Gouvernance des institutions publiques  au niveau local, à l’amélioration des statistiques démographiques qui facilite la planification du développement au niveau local et au renforcement des droits civiques des citoyens au niveau local.

L’objectif spécifique consiste à renforcer durablement les capacités des communes et des sous/préfectures de la Région du Mandoul à mettre en place un système d’état civil performant et sécurisé d’une part et celle de la commune de Koumra à développer des services publics de qualité avec la participation accrue  des populations d’autre part.

Dans la mise en œuvre du présent projet, il est prévu trois séminaires de capitalisation dont l’objectif est d’évaluer au fur et à mesure le chemin parcouru et de pallier à temps les différents goulots d’étranglement pour lui permettre une bonne fin d’exécution.

Dans ce cadre, nous avons organisé le 16 Février 2016, le premier séminaire de capitalisation.  Il nous a permis de voir le chemin parcouru. Au terme de cette rencontre, plusieurs recommandations ont été faites dont il me plaît de rappeler certaines à savoir :

• la nécessité de faire appliquer la gratuité des actes d’état civil ainsi que les actes subséquents en particulier les jugements supplétifs ;
• la nécessité de procéder à la correction des actes de naissance établis sans le respect des procédures
• le renforcement des capacités des officiers et agents de l’état civil ;
• la dotation en quantité des registres d’état civil pour la région ;
• la nécessité d’accroitre la sensibilisation à travers une forte mobilisation des leaders religieux.

La présente rencontre de capitalisation, la deuxième en l’espace de quatre (4) mois, nous permettra d’apprécier les nouvelles avancées obtenues et d’évaluer les efforts importants qui restent à accomplir surtout que le projet vient à terme dans sept (07) mois.

Mais je dois vous avouer d’ores et déjà, que la gratuité de la délivrance des actes d’état civil n’est pas partout bien observée dans le Mandoul, car certains officiers veulent se faire payer avant de procéder à la signature des jugements supplétifs.

Votre présence parmi nous permettra encore une fois, je l’espère, de lever enfin cette équivoque sur la gratuité de délivrance des actes d’état civil.

Pour terminer je voudrais remercier toutes les autorités : élus locaux, autorités traditionnelles, religieuses et judiciaires pour leur collaboration dans la mise en œuvre de nos activités et leur rappeler que des efforts sont encore nécessaires pour en arriver à bout.

Je vous remercie.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 2

REPUBLIQUE DU TCHAD                                    UNITE – TRAVAIL –  PROGRES

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION DU

TERRITOIRE ET DE LA SECURITE PUBLIQUE

REGION DU MANDOUL.

 

Allocution  d’Ouverture de  SEM le Gouverneur  du Mandoul, à l’occasion du deuxième séminaire de capitalisation 

Mardi, 14 Juin 2016.

Monsieur le Représentant du Ministère de l’Administration du Territoire

Messieurs les Représentants du Projet d’Appui à la Bonne Gouvernance (PAG)

Messieurs les Préfets ;

Messieurs les Sous-préfets

Messieurs les Maires ;

Messieurs les Chefs de Services Civils et Militaires ;

Messieurs les Chefs de Services déconcentrés ;

Monsieur le Président du Conseil d’Administration du RAPS – Mandoul ;

Honorables invités,

3Mesdames, Messieurs,

 

4

Je voudrais avant tout propos vous souhaiter la bienvenue dans la Région du Mandoul et vous remercier pour avoir répondu présents à ce deuxième séminaire de capitalisation du projet “Contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul ».

L’avènement de ce  projet dans le Mandoul, à travers le Programme d’Appui à la Bonne Gouvernance (PAG), reste l’œuvre de Son Excellence Monsieur IDRISS DEBY ITNO, Président de la République, Chef de l’Etat, Chef du Gouvernement qui a œuvré pour son financement par l’Union Européenne. Je voudrais au nom de la population du Mandoul lui témoigner toute notre gratitude.

Les principaux résultats attendus du projet sont aujourd’hui biens connus à savoir :

• Faciliter l’accès aux actes d’état civil de qualité par la formation des agents et le suivi rigoureux du circuit d’établissement des actes d’état civil ;
• Conscientiser la population sur l’importance des actes d’état civil par l’animation communautaire, les émissions radio et par l’implication des autorités traditionnelles ;

• Renforcer la capacité de la commune de Koumra à mettre en œuvre le processus de décentralisation, la mise en place des systèmes de gestion moderne et la formation du personnel et des élus locaux.

Au regard des enjeux importants de ce projet, je voudrais non seulement remercier le Réseau d’action, de partage et de solidarité (RAPS-Mandoul) et le Bureau d’Etude de Liaison des Actions Caritas et de Développement (BELACD), heureux porteurs du projet, mais également les inviter à ne ménager aucun  effort pour que les résultats escomptés soient atteints.

Le  premier séminaire de capitalisation organisé le 16 février, nous a révélé que beaucoup d’efforts restent encore à accomplir pour l’atteinte des résultats. La rencontre de ce jour nous situera davantage sur l’ensemble du chemin jusque-là parcouru et le reste d’effort à faire pour un résultat élogieux.

Pour notre part, nous ne ménagerons aucun effort pour tout l’appui nécessaire à vous apporter pour un heureux accomplissement de votre mission  notamment :

• Veiller au respect des textes de la République, particulièrement la loi n° 008/PR/2013 et son décret d’application n° 660/PR/PM/MATSP/2015 ;
• Appeler l’attention des différentes autorités locales et les officiers d’état civil pour une franche collaboration, indispensable pour vous permettre de réaliser de grandes œuvres.

Il est malaisé d’apprendre l’existence encore de velléités dans l’application de la gratuité de délivrance d’actes d’état civil, situation pour laquelle il va falloir dès à présent rappeler à l’ordre les officiers d’état civil défaillants.

 C’est sur cette note d’engagement et d’exhortation que je déclare ouverts, les travaux du deuxième séminaire de capitalisation.

Plein succès à vos travaux.

Je vous remercie.

 

 

 

Annexe 3

Liste de présence

Annexe 4 :

                                                  Recommandations

 

Considérant la volonté du gouvernement de moderniser le système des actes de d’état civil au Tchad,

Considérant le non respect de la loi 008/PR/2013 et de la loi 11 par certains officiers d’état civil,

Considérant l’importance du rêve  d’un système d’état civil fiable et sécurisé,

Considérant le dysfonctionnement dans la gestion de l’état civil au Tchad,

Nous, participants au deuxième atelier de capitalisation des activités du projet «Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » organisé par le RAPS-Mandoul et BELACD Sarh, Recommandons au terme du présent séminaire de capitalisation ce qui suit :

Au Gouvernement :

• Doter en quantité les registres d’état civil pour la région du Mandoul
• Accélérer le processus de recrutement du personnel d’appui à l’état civil
• Renforcer les capacités des officiers d’état civil
• Intégré l’état civil dans le programme scolaire
• Renforcer l’effectif des juges de paix
• Renouveler le contrat du projet RAPS/Mandoul et BELACD

• A l’ONG RAPS/Mandoul et BELACD Sarh :

De motiver les secrétaires des collectivités locales et les secrétaires des chefs traditionnels

 

                                                                                      Fait à Koumra le, 14 juin 2016

Les participants

 

Annexe 5 :

                            Motion de remerciements

Nous, participants au deuxième atelier de capitalisation des activités du projet « Contribution Communautaire à l’Etat Civil et à la Gestion Communale dans le Mandoul » organisé par RAPS-Mandoul  et le BELACD  Sarh,

 Remercions:

Son excellence monsieur le gouverneur de la région du Mandoul pour avoir honoré de sa présence et d’avoir présidé personnellement  avec doigté les travaux du présent atelier ;

Le ministère en charge de l’Etat Civil et de la décentralisation ;

Le service de l’ordonnateur national du FED et de la DUE ;

Le programme d’appui à la bonne gouvernance (PAG) ;

Les préfets des départements du Mandoul ;

Les sous-préfets de la région du Mandoul ;

Les maires de la région du Mandoul ;

L’équipe du RAPS Mandoul et BELACD  Sarh ;

Le centre culturel Champagnat d’avoir gracieusement mis son local à notre disposition

Et enfin a tout les participants pour leur contribution à la réussite de cet atelier de capitalisation.

 

                                                                                    Fait à Koumra le14 juin 2016

 

                                                                                                   Les participants

 

Annexe 6 :

Mot de clôture de SEM du Mandoul

REPUBLIQUE DU TCHAD                                    UNITE – TRAVAIL –  PROGRES

MINISTERE L’ADMINISTRATION DU

TERRITOIRE ET DE LA SECURITE PUBLIQUE

REGION DU MANDOUL.

 

Allocution  de clôture de son SEM le Gouverneur  du Mandoul, à l’occasion du deuxième séminaire de capitalisation 

 

Mardi, 14 Juin 2016.

 

Monsieur le Représentant du Ministère de l’Administration du Territoire

Messieurs les Représentants du Projet d’Appui à la Bonne Gouvernance (PAG)

Messieurs les Préfets ;

Messieurs les Sous-préfets

Messieurs les Maires ;

Messieurs les Chefs de Services Civils et Militaires ;

Monsieur le Président du Conseil d’Administration du RAPS – Mandoul ;

Honorables invités,

3

Mesdames, Messieurs,

 

4

Je voudrais au terme de ce deuxième séminaire de  capitalisation, remercier tour à tour :

• les organisateurs du présent atelier que sont le RAPS-Mandoul et le BELACD qui sont les deux porteurs du présent projet «Contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul » ;

• les participants que vous êtes, pour avoir non seulement honorer la présente rencontre mais également pour avoir observé la discipline nécessaire pour le temps que nous venons de passer ensemble.

Que pouvons-nous retenir du petit temps passé ensemble. Je retiens deux choses  essentiellement :

• le premier, est le rappel de certaines recommandations du premier séminaire de capitalisation tenu le 16  Février dernier dans cette même salle ;
• le deuxième, est la présentation des résultats obtenus jusque–là obtenus en matière d’état civil par département et leur synthèse.

A l’analyse de ces résultats, il est loisible de constater que beaucoup de chemin reste à parcourir pour atteindre les résultats escomptés alors qu’il ne reste que sept (07) mois  pour la fin du projet, ce  qui est alors inquiétant pour la suite.

Nous avons pu à travers nos échanges, cerner les goulots d’étranglement  qui empêchent aujourd’hui  l’exécution correcte du projet.  Nous avons pu également à travers nos différents débats identifier les pistes de solution qui interpellent plusieurs acteurs à savoir :

• le Projet lui-même à travers des initiatives urgentes à prendre ;
• les officiers d’état civil à ne pas marchander leur collaboration ;
• les juges pour des efforts supplémentaires requis pour la signature des jugements supplétifs encore en attente et ceux à venir.

C’est pourquoi je voudrais exhorter les uns et les autres à une franche collaboration et un effort supplémentaire nécessaire pour une bonne fin de ce projet.

Pour notre part, comme nous l’avons dit à l’entame du séminaire, nous ne marchanderons nullement notre appui nécessaire pour une bonne fin de ce projet qui doit faire tâche d’huile.

Il ne me reste alors qu’à vos souhaiter bon retour dans vos familles respectives et rendez-vous très prochainement pour le troisième séminaire de capitalisation.

C’est sur ces mots que je déclare clos, le deuxième séminaire de capitalisation du projet «Contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul».

Je vous remercie.

 

 

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Le projet « contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul », dans le cadre du suivi de ses activités a organisé un séminaire de capitalisation interne des expériences d’animation et décentralisation s’est tenu du Jeudi 16 au Samedi 18 Juin 2016 dans le local du Réseau d’Action de Partage et de Solidarité du Mandoul (RAPS-Mandoul). Cet atelier de capitalisation a été organisé en partenariat avec le Bureau d’Etude de Liaison Caritative et de Développement (BELACD).

L’objectif de ce séminaire est de faire le bilan à mi-parcours, après 22 mois de la mise en œuvre du projet.

Ont pris part à cet atelier : (i) les 26 animateurs (ii) les trois (03) superviseurs (iii) l’équipe de la coordination de RAPS-Mandoul, (Cf liste des participants en annexe).

Cet atelier a été présidé du début jusqu’à la fin par le Monitor du projet, Monsieur Morba Gilbert, le formateur.

DEROULEMENT DES ACTIVITES

Journée du 16 Juin (Jour1)

L’ouverture a connu des moments forts : le premier est le mot de bienvenu du chef de projet, Monsieur SAÏ-ALLAH SERVICE AHANE suivi de la prière d’ouverture prononcé par l’animateur de Bédjondo, Monsieur Roal Ghislain.

Prenant la parole, le formateur a tenu d’abord à remercier les participants puis a laissé un temps à tout le monde de se présenter et faire la connaissance des nouveaux recrutés.

Par ailleurs, son programme s’étale comme suit :

 

 

Programme de formation : Capitalisation des expériences
Horaires	Activités
Journée 1 : 16/06/2016
8.00-8.30	Objectifs de formation
8.30-9.30	Séquence 1 : Bilan des activités de l’année 1
	Exposé-Synthèse : Activités prévues et réalisées // activités prévues non réalisées// activités non prévues et réalisées
9.30-10.00	Echange et débats
10.00-10.30	Pause-café
10.30-13.00	Séquence 2 : Réalisations des animateurs
	Présentation des animateurs du Département de Mandoul Occidental
	Présentation des animateurs du Département de Mandoul Oriental
	Présentation des animateurs du Département du Barh Sara
13.00-14.00	Pause Déjeuner
14.00-16.00	Séquence 3 : Defis et lécons tirer
	Présentation de supervision de M. Occidental
	Présentation du Supervision de M. Oriental
	Présentation du Supervision de Barh Sara
	Présentation du coordo/chef de projet
Journée 2 : 17/06/2016 : Consolidation des rapports
8.00-13.00	Sequence 4 : Relecture du rapport narratif
	Synthèse des activités
	Synthèse des Résultats
	Ecriture et mise en forme du rapport
10.00-10.30	Pause-café
	Ecriture et mise en forme du rapport (suite)
	Actualisation du cadre logique du projet
13.00-14.00	Pause-déjeuner
14.00-16.00	Séquence 5 : Relecture du rapport financier
	Présentation en termes de dépenses prévues et réalisées
	Rubriques non consommées
	Recommandations
Journée 3 : 18/06/2016 : planification en cascade
8.00-10.00	Séquence 6 : Plan d’action
	Présentation du plan d’action initiale
	Actualisation des activités et de l’échéancier du projet
10.00-10.30	Pause-café
10.30-13.00	Séquence 7: Plan d’action des animateurs
	Présentation du profil de l’animateur
	Plan d’action de l’année 2 des animateurs
13.00-14.00	Pause Déjeuner
14.00-15.00	séquence 8: Plan d’action des superviseurs
	Présentation du profil du superviseur
	Plan d’action de l’année 2 des superviseurs
15.00-15.30	Séquence 9 : plan d’action de l’expert communal
	Présentation du chronogramme de l’expert
	Actualisation des activités de l’expert pour année 2

 

 

 

 Il a ensuite rappelé les objectifs du projet composé de deux volets : « l’état civil » dont les bénéficiaires sont toutes les populations de la région du Mandoul et le volet « décentralisation » dont le principal bénéficiaire est la Commune de Koumra.

 

L’objectif de la présente formation a-t-il poursuivi, est qu’après vingt et deux (22) mois d’exécution, il importe de faire le bilan à mi-parcours, évaluer les forces et faiblesses pour un nouveau départ. C’est pourquoi, pour finir, il a demandé aux participants de faire des critiques et suggestions objectives et constructives pour les aider à mieux faire pour le reste des activités sur le terrain 

 

Il s’est ensuite appesanti sur quelques aspects de l’objectif spécifique du projet à savoir :

• Faciliter l’accès aux actes d’état civils de qualité par la formation des agents et le suivi rigoureux du circuit d’établissement des actes d’état civil ;
• Conscientiser la population sur l’importance des actes d’état civil par l’animation communautaire, les émissions radio et par l’implication des autorités traditionnelles ;
• Renforcer la capacité de la commune de Koumra à mettre en œuvre le processus de décentralisation, la mise en place des systèmes de gestion moderne et la formation du personnel et des élus locaux ;
• Mettre en place un cadre de concertation multi-acteurs au sein de la Commune de Koumra.

 

Après la présentation de l’objectif du projet, la formation s’est déroulé en deux séquences à savoir : (i) Présentation des outils mis à la disposition des animateurs en matière d’état civil et (ii) Présentation du bilan des activités, les rapports des mois antérieurs animateur après animateurs et chacune de ces présentations suivies de débats.

Il faut le noter, la journée était intercallé par une pausecafé puis une puse-dejeuner à 10Heures 30 minutes et 13Heures 45 minutes respectivement.

Au premier jour, la formation a commencée à 09 Heures et a fini à 16Heures et 03 minutes.

Journée du 17 Juin (Jour 2)

Comme le premier jour, c’était la suite logique du bilan des activités antérieurs mais cette fois-ci, chaque département s’est vu l’intérêt de se retrouver : chaque superviseur avec ses animateurs munit chacun du premier rapport au dernier. Le travail fait dans le sous-groupe est présenté dans le canevas du tableau ci-dessous :

 

SYNTHESE DES RAPPORTS D’ANIMATION

Libellé	Aout_15	Oct_15	Nov_15	Dec_15	Janv_16	Fev_16	Mars_16	Avr_16	Mai_ 16	Totaux
Rapport
Nbre de séances
Participants
Villages couverts
Villages non couverts
DDD
ADD
DHD
AHD

Fait à ______________ le, _______/_______/2016. Sous-prefecture de :______________________ Canton :_______________________________                                                                                      Nom de l’animateur :_________________________________________ Signature de l’animateur

 

Ainsi, vers la fin de la journée, le travail de compilation était fait département après département (Barh-sara, Mandoul Oriental et Mandoul Occidental). Ce travail n’étant pas totalement fini, le formateur a instruit à chacun de se voir avec son superviseur pour le finaliser.

Commencée à 08Heures et demi, le deuxième jour de la formation a pris fin à 16heures 25 minutes.

Journée du 18 Juin (Jour 3)

Au titre du troisième jour, les travaux ont démarrés plus tôt que les jours passés   par rapport à l’importance qu’à amener le formateur sur les animateurs.

Chaque sous-groupe départemental réorganisait ses rapports cela a pris presque toute la matinée. Apres la pause-café    les grands plans de travail étaient :

• Tableau de rapport
• Tableau de séances/participants
• Tableau de déclaration dans le délai/acte de naissance dans le délai et déclarations hors délai/ actes de naissance hors délai.
• Tableau de villages couverts/villages non-couverts.

Apres des remarques du point de vue générale, le formateur n’a pas vraiment apprécié la qualité du travail abattu dans les mois précédents néanmoins les résultats sont un peu encourageant. La stratégie alors à utiliser sera selon le formateur l’effort de la part des superviseurs d’aider les animateurs à respecter la moyenne de trois séances de sensibilisation par jour par chaque animateur avec une moyenne de cinquante participants par réunion.

Divers conseils allant dans le cadre de l’avancement du projet ont animés les derniers moments et ont conduit à la fin vers 14Heures de la formation sur la capitalisation des expériences sur l’état civil et la décentralisation.

 

Fait à Koumra, le 18 Juin 2016.

 

Le rapporteur

 

Yandjim Djodjinabaye

Annexe 1 : Liste de présence

N°	Noms et prénoms	Fonction	Provenance
01.	Saï-allah Service Ahane	Chef de projet	Koumra
02.	Djacoto Victorin	Assistant Technique	Koumra
03.	Yandjim Djodjinabaye	superviseur	Bédjondo
04.	Nguemadjingaye Keteïngar	superviseur	Koumra
05.	Djibéal Kladoumngar	superviseur	Moïssala
06.	Roal Ghislain	Animateur	Bédjondo
07.	Kamnadji Christiane	Animatrice	Peni
08.	Ngarmongta Sarebaye	Animateur	Nderguigui
09.	Djasrangué Fidèle	Animateur	Bebopen
10.	Mba-allah Muriel Tarmadji	Animatrice	Bekamba
11.	Union Djimrabaye	Animateur	Koumra_commune
12.	Moguira Togoïngar	Animatrice	Koumra_commune
13.	Ndoudebaye Amicis	Animateur	Matekaga
14.	Bémadjita Mantangaral	Animateur	Ngangara
15.	Djiraïngué Moussa	Animateur	Goundi
16.	Koutou Djimhotom	Animateur	Bessada-Bedaya
17.	Yamta Koumangar	Animatrice	Mahim-Toky
18.	Béyam Yamtengar	Animateur	Mouroumgouleye
19.	Massedibaye Emmanuel	Animateur	Goundi
20.	Mbang-Didjenta	Animateur	Dobo
21.	Guirmadi Ngardedjim	Animatrice	Koumra_rural
22.	Djadibaye Ferdinand	Animateur	Gon/Moïssala
23.	Longueti Odingar	Animateur	Beboro/Moïssala
24.	Mayadi Soubayam	Animateur	Dembo/ Moïssala
25.	Orata Allangoye	Animatrice	Bouna/ Moïssala
26.	Nguéadoumngar Ngomadoumbaye	Animateur	Dilingala/ Moïssala
27.	Kemsol Madjingar	Animatrice	Moïssala
28.	Ndiguimbaye Djibaral	Animatrice	Bekourou/ Moïssala
29.	Mrayam Armand	Animateur	Nadili/ Moïssala
30.	Mianmadnan Natyanan	Animateur	Ngalo/ Moïssala
31.	Djonmadji Guidéalta	Animateur	Bekamba/ Moïssala

Dans le cadre du suivi des activités du « Projet de contribution communautaire à l’état civil et à la gestion communale dans le Mandoul », s’est tenue le vendredi 27 Mai 2016 dans la salle de réunion du RAPS-Mandoul, une réunion mensuelle de capitalisation organisée par le Réseau d’Action de Partage et de Solidarité du Mandoul (RAPS-Mandoul) en partenariat avec le Bureau d’Etude de Liaison Caritative et de Développement (BELACD). .L’objectif est de faire le bilan des activités du mois passé et présenter le programme des activités à venir pour la bonne mise en œuvre du projet.

Ont pris part : le Chef de projet, le Consultant auprès de la Commune de Koumra, les Superviseurs et Animateurs des départements de Mandoul oriental, occidental et du Barh Sara.

La réunion a commencé par une prière d’ouverture prononcée par le frère Union DJIMRABAYE, Animateur de Koumra urbain. Le Chef de projet dirigeant la séance a présenté l’ordre du jour qui se présente comme suit :

1. Présentation du plan d’action Février à Août 2016
2. La restitution du Comité de Suivi Opérationnel (CSO)
3. Evaluation des activités du terrain par Superviseur/Animateur
4. Divers

 

• Présentation du plan d’action Février à Août 2016

 

Activités	Mars	avr	mai	juin	Juill	aout	Responsable de la mise en œuvre
R1A1 : Organisation de 6 sessions de formation de 2 jours pour 50 agents d’état civil et 33 agents de santé sur la tenue et l’archivage des registres d’état civil							RAPS-Mandoul BELACD
·         R1A2 : organiser 6 sessions de formations de 3 jours pour 29 animateurs et Superviseurs du projet							Superviseurs
R1A3 : organiser de 24 sessions pour 1201 acteurs de l’état civil (chefs de villages, secrétaires)dans tous les villages soit 50 acteurs par session de 2 jours							RAPS-Mandoul BELACD
R1A4 : Réaliser le suivi mensuel de la déclaration pour l’enregistrement d’état civil et leur feed back au village							RAPS-Mandoul BELACD
R2A2 : Organisation de 104 séances de sensibilisation à raison d’une séance par an et par village (64 zones RAPS et 40 zones BELACD)							Animateurs
R2A3 : Elaboration d’un plan de communication, signature de contrat avec les radios communautaires et diffusion de 4 émissions							RAPS-Mandoul, BELACD, Radios et monitor
R2A4 : 30 séances de réunions de plaidoyer sur l’état civil avec les autorités traditionnelles, administratives et communales à raison de 2 réunions par an au niveau des sous-préfectures (15) et 3 visites du Président du Tribunal/Procureur pour le suivi des registres d’état civil;							Suivi/évaluation
R2A5 : Réalisation de 33 visites des Sous-Préfet et du juge pour l’établissement de jugement supplétif dans les cantons (33).							RAPS-Mandoul BELACD

 

 

La parole est laissée aux participants pour poser des questions d’éclaircissements ou d’apporter des contributions. Au nombre de ces préoccupations nous pouvons citer :

1. Comment se fait que depuis la signature du contrat, la  radio prend en compte une seule émission avec des magazines et scripts  rediffusés à plusieurs reprises alors que d’autres thèmes peuvent bien être traités ?
2. La radio Tob FM ne couvre pas toute la zone du projet alors comment faire pour que l’information puisse atteindre toute la population du Mandoul ?
3. Vu le cadre logique du projet, les registres des actes de naissance et décès n’existent pas ; pour ce faire, comment faire pour palier à ce problème sur le terrain ?

A ces différentes préoccupations, le Chef de projet et toute l’assistance ont intervenu pour étayer les zones d’ombre. Il ressort de ces interventions deux grandes préoccupations majeures :

• Les sorties des juges qui ne sont pas programmées freinent vraiment l’activité des animateurs du projet sur le terrain.
• Les ateliers de plaidoyer doivent être organisé le plutôt que possible (Juin) pour ne pas être dérangé par les grosses pluies.

 

• La restitution du Comité de Suivi Opérationnel (CSO)

C’est une présentation des 3 régions pilotes faite à N’Djamena lors de la réunion de CSO. Le tableau se présente comme suit :

	Population totale	Population adulte sensibilisée	Total naissances déclarées à travers Cahiers journaux	Totales déclarations en attente des jugements supplétifs	Nombre d’Acte de Naissance délivrés	Pourcentage (AN/population totale)
Région du Batha (Juin au 31/03/2016)	455 363	309 339	24 500	26 750	15 567	3,41 %
Région du Guerra (Novembre au 31/03/2016)	578 599	113 202	32 615	6 523	29 375	5,07 %
Région du Mandoul (Novemvre 2014 au 31/03/2016)	684 381	181 824	117 502	212 926	21 963	3,20 %

 

 Pour en conclure, nous sommes en retard par rapport à la sensibilisation et l’atteinte des indicateurs. Si les indicateurs sont atteints à plus de 80%, les bailleurs vont projeter encore la période du contrat. Toutes les données doivent être restructurées pour que nous atteignions les résultats escomptés.

Volet décentralisation (Par le Consultant de RAPS-Mandoul  auprès de la Commune de Koumra)

La décentralisation est un système mis en place pour faire participer les plus bas niveaux à une organisation et prise de décision de la gestion de ce qui concerne leur territoire. Le Tchad a pris le train de la décentralisation depuis 2012 avec l’élection des Maires des Communes (42).

Donnée sur la décentralisation

	Commune de Bitkine	Commune de Koumra	Commune d’Oum Hadjer
Population totale	42 147	75 000	56 387
Population adulte sensibilisée à la décentralisation	5 424	60 000	11 479
Nombre de formation assurée aux Conseillers communaux	12 modules	10 modules	7 modules
Existence d’un cadre de concertation multi-acteurs	Oui	Oui	Non Mi-juin
Existence d’un organigramme	Oui	Oui	Oui
Existence d’un Règlement Intérieur	Oui	Non Mission d’explication DGD PM Juillet	Oui
Nombre de session du conseil communal (Mars 2015 à Mai 2016)	8 (3 ord et 5 extra)	11 (3 ord et 8 extra)	6 (3ordet 3 extra)
Existence d’un Plan de Développement Communal (PDC)	Non Fin Juin	Non Avant la prochaine réunion en Août	Non Avant la prochaine réunion en Août
Budget communal élaboré dans les délais (Mars2015 – Mai 2016)	Oui 20 janvier 2016	Non (20 Avril 2016)	Oui 02 Février 2016
Compte administratif approuvé par le Conseil et transmis à l’autorité de tutelle (2015)	Oui	Oui	Oui

 

Ces 12 formations ont été prévues pour les conseillers communaux et les services déconcentrés de l’Etat dont 10 ont été réalisées ; les 2 modules restants seront organisés d’ici mois de Juin.

Le règlement intérieur est un document qui permet à une institution de s’organiser et se gérer. Les conseillers communaux jugent que le projet de Règlement Intérieur soumis à leur étude n’est passez important pour eux. Une mission diligentée par le PAG sera organisée en Juillet pour sensibiliser les conseillers communaux pour l’adoption de ce projet.

La Commune a confié dernièrement l’élaboration du PDC de la commune à l’ONG SWISSAID alors que le projet a inscrit dans son programme la révision du PDC de la commune et des démarches ont été déjà menées dans le sens. Quelques questions de compréhension ont été posées par des participants. Elles sont entre autre :

1. Est-ce que des suivis sont menés pour connaitre le niveau d’atteinte des activités liées à la décentralisation ?
2. Pourquoi le RAPS est le premier partenaire à vouloir réviser le PDC et la Mairie s’en ai passé pour la SWISSAID ?

 

• Evaluation des activités du terrain par Superviseur/Animateur

L’honneur est accordé aux animateurs de présenter la situation de leurs zones  avant que les superviseurs ne puissent faire leur résumés. Vu le temps imparti et le nombre important des animateurs, ces derniers ont présenté les difficultés récurrentes auxquelles ils font face dans l’exécution de leur tâche. Ce chapelet de difficulté se présente :

• Les secrétaires des cantons et sous-préfectures refusent de transcrire les jugements supplétifs sur les registres des Actes de naissance ;
• Le Sous-préfet de Moïssala demande un 100F au projet par Acte de naissance signé.
• Lenteur dans la transcription des jugements supplétifs sur les registres des Actes de Naissance ;
• Dans les sous-préfectures de Beboro, Matekaga, Dembo et le canton Dobo, aucun Acte de Naissance n’a été délivré pour le compte du projet. Le Sous-préfet de Beboro réclame une indemnité avant de signer.
• Les Actes de Naissance sans jugement supplétifs se délivrent normalement dans la plus part des sous-préfectures et communes.
• Les animateurs n’ont pas les matériels et fournitures de travail.
• Les secrétaires d’état civil demandent une motivation de la part du projet.
• La quantité du carburant est insuffisante pour permettre aux animateurs de couvrir leurs zones d’intervention.
• Le processus de traitement de salaire du personnel de Barh Sara n’avantage pas les agents sur le terrain.
• L’insécurité bat son plein dans la zone de Gon, Dembo et Koldaga donc difficile d’atteindre la zone frontalière pour les suivis et sensibilisation.
• Le village Sateinyan et le Canton Doubadéné⁵ refusent de collaborer.
• Certains secrétaires d’état civil continuent par prendre l’argent avec les usagers à l’exemple de Ngangara et Goundi (Acte de Naissance gratuit et copie obligatoire à 300F).
• Dans le canton Dembo et Bounan certains villages refusent de cotiser les 100F pour la photocopie des Jugements Supplétifs.
• Certains Sous-préfets continuent par vouloir signer les Jugements Supplétifs à la place des juges et réclament une motivation de la part du projet ?

Il n’a pas été perdu de vue par l’assistance de faire quelques propositions allant dans le sens de favoriser le travail :

• Déposer un échantillon de 100 Jugement Supplétifs par village pour soumettre à la signature du juge pour permettre à tous les villages de bénéficier des Actes de Naissance.
• Déposer les rapports au plus tard le 25 du mois pour permettre à l’équipe de traitement des données de compiler aux fins de déposer pour la validation à la coordination.
• Faire le virement de salaire du personnel de Barh Sara dans la CEC de Moïssala via PARCEC après validation des rapports.

Conclusion

En somme, la réunion mensuelle de capitalisation a été pour toute l’assistance une satisfaction car elle a permis de passer en revue les activités menées, les difficultés rencontrées et le plan d’action des activités à venir.

Commencée à 10H22mn, la réunion a pris fin à 14h45mn.

 

Annexe :

• Liste de présence

 

Fait à Koumra, le 27/05/2016

Les Rapporteurs :

1. Union DJIMRABAYE, Animateur de Mandoul Oriental

 

 

2. ROAL Ghislain, Animateur de Mandoul Occidental

 

 

3. MRAYAM Armand, Animateur de Barh Sara

 

THÈMES:

• Maîtrise d’ouvrage dans les collectivités territoriales décentralisées ;
• Passation des marchés.

Au centre culturel Champagnat de Koumra, s’est tenue du 11 au 12 Mai 2016 une formation organisée par le RAPS-Mandoul et la Mairie de Koumra.

TERMES DE REFERENCES

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

1.1. Pasy bénéficiaire

La République du Tchad

1.2. Pouvoir adjudicateur

L’Ordonnateur National du FED

1.3. Éléments d’information utiles concernant le pays bénéficiaire

Le projet «Contribution communautaire à l’état civil et à la  Gestion communale  dans le Mandoul », est un projet à but non lucratif, se fixant comme but l’accès des populations à l’état civil et leur participation à la gestion communale, conditions minimales à la base de développement économique. Cela se fera par le renforcement durable des capacités des groupes cibles en techniques de mise en place d’un système d’état civique performant dans les trois (3) Départements de la  Région du Mandoul.

Les groupes cibles du projet sont :

• Les élus locaux et le personnel cadre de la commune de Koumra ;
• Les agents d’état civil des Sous/Préfectures et des Mairies de la Région du Mandoul ;
• Les Autorités traditionnelles, Administratives, Judiciaires et religieuses du Mandoul ;
• Les femmes de ménage en âge de procréer ;
• Les formations sanitaires (centres de santé et hôpitaux de district)

Parmi les résultats attendus du projet au terme de son exécution, le résultat 3 (R3) stipule que « Les  capacités des élus locaux et du personnel de la Commune de Koumra sont renforcées en planification et en système de gestion et d’autofinancement « 

La finalité de ces formations est d’inculquer les notions de bases sur les Marchés Publics et son cadre  juridique et aussi la préparation, l’exécution et le suivi des Marchés Publics. A cela, il faut ajouter la préparation des dossiers d’appel d’offres, l’évaluation, l’attribution, la notification ainsi que les garanties exigées et le règlement des conflits et de litiges

1.4. Situation actuelle dans le secteur de la décentralisation.

Les douze (12) modules de formation prévus dans le cadre du présent projet et notamment les deux à organiser présentement, permettront de renforcer durablement les capacités des acteurs locaux impliqués dans les présentes formations.

La formation sera dispensée conformément au tableau ci – après :

 

Date	Localité	Bénéficiaires de la formation
Du 05  au 06 Mai 2016	Koumra	Les élus locaux, le personnel cadre de la Commune et les Services déconcentrés de l’Etat : 30 personnes

 2. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS

2.1. Objectif général

L’objectif général de la mission est de renforcer les capacités des bénéficiaires à la  Gestion communale  dans la commune de Koumra.

2.2. Objectifs particuliers

L’objectif spécifique de cette mission est d’animer la formation à l’attention des  acteurs locaux  à savoir les élus locaux, les Services déconcentrés de l’Etat et le personnel de la Commune sur les modules importants que sont (i) la maîtrise d’ouvrage dans les collectivités territoriales décentralisées et (ii) la passation des marchés.

2.3. Résultats à atteindre par le prestataire

Les résultats et dérivables attendus de la mission sont les suivants

 

Résultats	Dérivables
Les modules de formation sont disponibles.	Modules de formation
Une formation est animée à l’attention des acteurs locaux (élus locaux, Services déconcentrés de l’Etat, personnel de la Commune).	Rapport de formation
Les participants s’approprient la connaissance et leurs capacités sont renforcées et permettent l’appropriation locale pour assurer efficacement la maîtrise d’ouvrage et la passation des marchés dans l’exécution de leurss tâches quotidiennes.	Synthèse des pré et post test et enquête de satisfaction auprès des participants

3. HYPOTHÈSES & RISQUES

3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet

L’hypothèse qui sous-tend le projet Contribution communautaire à l’état civil et à la  Gestion communale  dans le Mandoul, y compris la présente activité, est le maintien de la volonté politique du gouvernement de mettre en œuvre effectivement le Programme d’Appui à la Bonne Gouvernance.

3.2. Risques

Le principal risque pouvant peser sur le projet est la remise en cause de la stabilité politique et institutionnelle du pays.

4. CHAMP D’INTERVENTION

4.1. Généralités

Présentation du projet

En ce qui concerne la session de formation

Cette formation permettra de renforcer les capacités des acteurs locaux  à savoir les élus locaux, les Services déconcentrés de l’Etat, le personnel de la Commune. Le formateur veillera au cours de la formation à réserver  d’espaces de questions-réponses et des travaux pratiques afin de permettre l’assimilation de certaines notions.

Zone géographique à couvrir

La commune de Koumra.

Groupes cibles

L’activité bénéficie aux élus locaux, aux Services déconcentrés de l’Etat et particulièrement  au personnel de la Commune/ Mairie le volet finances.

4.2. Activités spécifiques

Sous la responsabilité et la supervision du chef de projet, le Formateur se chargera de réaliser les prestations suivantes :

 

• La définir des marchés publics et les règles juridiques y afférentes ;
• La préparation, passation des marchés publics et les conditions de leurs ’exécutions ;
• Le processus de passation et d’exécution d’un marché et son mode de passation ;
• La préparation des dossiers d’appel d’offres, la procédure d’évaluation d’attribution d’un marché et sa notification ;
• Les conditions financières d’exécution des marchés, les garanties exigées des candidats et des titulaires, les règles des marchés applicables ainsi que le règlement des différends et litiges.

 5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER

5.1. Lieu de prestation de service : Koumra (Centre culturel Champagnat)

5.2. Date de début et période mise en œuvre

La date prévue pour l’exécution du contrat est fixée du 04 au 07 Mai 2016 (détaillée au chap. 1.4 ci – haut). La durée totale de l’action est de quatre (4) jours (y compris préparation, mission terrain et rédaction rapport).

 

Dates	Activités	Jour/h.
Du 04 au 07 mai 2016	Mission de formation à Koumra	4
TOTAL		4 jrs

6. BESOINS

6.1. Ressources humaines

Le prestataire doit avoir le profil suivant:

• Disposer des compétences requises ;
• Utiliser une méthodologie simple pour une appropriation ;
• Transmettre le message et faire en sorte que les résultats attendus soient atteints.

Indications relatives à la prestation des prestataires

• Jours ouvrés: l’exécution du marché (et par conséquent le paiement) s’exprime uniquement en jours ouvrables. Seuls les jours effectivement travaillés seront payés.
• Le calendrier indiquant le nombre de jours ouvrés estimé dans les TdR sert de base directe au calcul de la valeur maximale du marché. Cette estimation peut être mise à jour par le prestataire lors de l’exécution du contrat. Le gestionnaire du projet peut l’utiliser pour contrôler le nombre de jours effectivement travaillés facturés et vérifier que l’exécution du marché est conforme au budget, ce qui est très utile au niveau de la gestion financière.

6.2. Bureaux

Le projet ne mettra un emplacement à la disposition du Formateur.

6.3. Installations et équipements mis à disposition par le prestataire

Le Formateur se munira du matériel nécessaire à l’exécution de sa mission (ordinateur portable).Les dispositions logistiques pour l’organisation pratique de la formation (salles, information des participants, collations durant les formations) seront prises en charge par le projet.

Le Formateur organisera son déplacement sur les lieux de formation.

6.4. Dépenses accessoires

Il n’y a pas lieu à provision pour dépenses accessoires couvrant des dépenses secondaires et exceptionnelles éligibles encourues dans le cadre du marché.

7. RAPPORT

7.1. Rapport obligatoire

Dans les 3 jours calendaires suivant la fin de la mission, le prestataire devra établir un rapport provisoire sur les activités réalisées au cours de sa mission, ainsi qu’une copie de ses modules de formation sous format électronique et papier. Des clarifications et/ou des renseignements sur l’évolution de la  mission seront susceptibles d’être demandés à tout moment. Le rapport contiendra les aspects suivants :

• Contexte de la mission
• Tâches à exécuter par le prestataire
• Méthodologie (méthodologie proposée, évaluation de la méthodologie)
• Difficultés rencontrées lors du déroulement de la mission et solutions proposées
• Résultats (résultat attendus, résultats atteints, résultats non atteints et motifs)
• Annexes

• Programme indicatif de travail
• Modules de formation
• Résultats des tests+
• Evaluation des participants
• Liste des participants.

En outre, tous les rapports et produits issus de la mission doivent répondre aux exigences du manuel de visibilité de l’UE applicable aux actions extérieures au projet

7.2. Présentation et approbation du rapport

Le rapport final et ses annexes seront transmis en version électronique et papier au Chef de projet qui les transmettra à la Coordination, au maximum 5 jours après réception des modifications/observations apportées au rapport provisoire. Les différents documents seront rédigés en langue française.

8. SUIVI ET EVALUATION

8.1. Définition d’indicateurs

• Nombre des participants résultant des feuilles de présence
• Evaluation de la session (contenu, pertinence, organisation) par un questionnaire rempli par les participants
• Contenu des modules remis au Projet avant le démarrage de la formation afin de permettre la duplication si c’est possible).
• 8.2. Exigences particulières            
  

  – voir le Chef de projet ou l’Assistant Technique